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小学档案室管理制度

第一章总则

为加强小学档案室的管理，保障档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家教育部及学校相关规定，制定本管理制度。档案室是学校重要的信息中心，记录着学生、教师及学校发展历程中的各类重要信息，是学校管理与决策的重要依据。通过科学合理的档案管理制度，确保档案的规范化、系统化、标准化。

第一条目的

本制度的制定旨在明确档案室的管理职责，规范档案的收集、整理、保管、查阅和利用，提升档案管理的科学性和现代化水平。

第二条适用范围

本制度适用于本校档案室的所有档案管理工作，包括教师档案、学生档案、教学档案、行政档案等各类档案的管理。

第三条法规依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、国家教育部相关规定及学校内部管理规章制度制定。

第二章档案工作任务

档案室的主要任务包括：

1.档案的收集与整理：定期收集、整理各类档案材料，包括入学登记、学生成绩、教师考核、教案及其他相关文件。

2.档案的保管与维护：对档案进行分类、编号、存放，确保其安全、完整、可查。

3.档案的查阅与借用：为学校的各类工作提供档案支持，按照规定流程办理查阅和借用手续。

4.档案的利用与信息服务：为学校各部门提供档案信息服务，支持教学、科研、管理工作。

第三章档案的收集与归档

第四条收集要求

档案材料的收集由档案室负责，具体包括但不限于以下内容：

-学生入学登记表

-学生成绩单

-教师任职资格证书、教学评价材料

-各类会议记录及决策文件

-其他学校重要活动的记录材料

第五条归档流程

1.材料整理：收集到的档案材料应进行初步整理，确保内容完整、格式统一。

2.归档编号：按照学校档案室的管理规定，对所有档案进行编号，并建立档案清单。

3.存放要求：档案材料应按类别、年份等进行分类存放，并确保在专用档案柜内保存，定期检查。

第四章档案的保管

第六条保管责任

档案由档案室专人负责保管。档案室应采取以下安全措施：

1.防火、防潮、防盗：档案柜应设置在安全、干燥的环境中，定期检查防潮设施。

2.定期检查：每年对档案进行全面检查，确保档案的完整性和安全性。

3.交接手续：如需交接档案，双方应填写交接清单，并由双方签字确认。

第七条电子档案管理

对于电子档案，需定期备份，确保数据安全。电子档案应设置访问权限，仅限相关工作人员使用。

第五章档案的查阅与借用

第八条查阅流程

1.申请查阅：查阅档案的人员需填写查阅申请表，并提交给档案室主任审批。

2.查阅记录：档案室应建立查阅登记簿，记录查阅人员、查阅时间及查阅内容。

3.必威体育官网网址要求：查阅档案时，需遵守学校的必威体育官网网址制度，严禁对档案内容进行涂改、圈划或撕毁。

第九条借用规定

1.借用申请：借用档案的人员需填写借用申请表，获得档案室主任及相关负责人批准。

2.借用期限：档案借用时间原则上不超过一个月，特殊情况需报请学校领导批准。

3.借用责任：借用档案的人员需对档案的安全性负责，确保在借用期间不受损坏。

第六章档案的转递与销毁

第十条转递规定

1.转递流程：档案转递需填写转递通知单，档案室负责密封转递，禁止个人自行携带。

2.档案核对：转递的档案在接收时应及时核对，确保无误，并在转递通知单上签字确认。

第十一条销毁管理

1.销毁流程：对达到保存期限的档案，需经学校领导批准后方可进行销毁，销毁过程应有专人监督。

2.销毁记录：销毁的档案需记录在案，并保存销毁报告，确保销毁过程的透明与可追溯性。

第七章监督与评估

第十二条监督机制

1.定期检查：学校应定期对档案室的管理工作进行检查，确保制度的落实。

2.反馈机制：建立档案管理的反馈机制，鼓励教职工对档案管理提出建议与意见。

第十三条评估制度

1.年度评估：每年对档案室的管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、查阅的便利性及管理的规范性。

2.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，确保档案管理的持续改进。

附则

1.本制度由档案室负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度在实施过程中如发现需要修订的地方，应及时进行调整，并报请学校领导批准。

3.本制度的实施情况将纳入学校整体管理考核，确保制度的有效性与可持续性。

通过上述制度的实施，将为学校的档案管理提供科学、系统的指导，确保档案的安全、完整和有效利用，为学校的发展提供有力支持。