文档版本标记.docx

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文档版本标记

1范围

本文件描述了任意文档之版本标记方法和文档版本标记的位置。

本文件适用于各类文档版本的版本标记。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

文档document

供人使用的唯一标识的信息单元。

示例：报告、技术规格、手册或者书，可以是打印的或电子的格式。

注：一个文档可以是一个单独的信息项，也可以是一个大信息项的一部分。

[来源：ISO/IEC15289:2019，3.1.10]

4文档版本标记方法

4.1标记要素

文档版本标记构成如下。

“_V”+vv+“R”+rr+“E”+eee+“_”+YYYYMMDD+“_By”{本编辑版本的编辑者姓名}其中：

——所有引号中的内容应原样照誊，英文字母的大小写不得变更；

——“V”“R”“E”分别引导内容版本、发布版本和编辑版本；vv、rr为两位自然数，eee为三位自然数，分别为内容版本、发布版本和编辑版本的当前值；长度不足两位或三位的，用0左补齐；

——YYYYMMDD为本编辑版本的首次编辑日期；

——“By”引导的{本编辑版本的编辑者姓名}，说明了谁在做最后的编辑工作。示例：在采用修订方式对文档内容提出意见和建议时，意见提出者是本编辑版本的编辑者。

4.2内容版本

内容版本描述文档作者认为文档应具有的版本。从1开始编排。

注：内容版本用“V”标记，为英语“Version”的首字母。

内容版本自创建文档开始标记，一直递增。

在文档内部采用了版本的情况下，该版本宜与内容版本保持一致。在省略内容版本时，如需要转换为带有内容版本的情况，宜由转换者设定内容版本；当未人工设置时，该版本为1。

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4.3发布版本

发布版本描述文档作者向外部发布的版本。从0开始编排，未发布的版本为“00”。注1：一般情况下，同一文档多人起草时，同一起草小组内的人交换文档，不算作发布。

注2：文档发布不等同于文档的最终正式版，发布的目的可能是呈送领导审核、发送相关人员征求意见等。注3：发布版本用“R”标记，为英语“Release”的首字母。

发布版本自文档首次发布开始标记，一直递增。

在省略发布版本时，如需要转换为带有发布版本的情况，宜由转换者设定发布版本；当未人工设置时，该版本为0。

4.4编辑版本

编辑版本描述文档编辑的状况，从1开始编排。编辑版本的变更规则为：

a)在同一文档变更编辑人员持续进行续的文档编制时，应变更编辑版本；

b)文档一直由同一人员编辑，在文档编写人员认为必要时，也可增加编辑版本。

注：编辑版本用“E”标记，为英语“Edition”的首字母。

编辑版本自创建文档开始标记，一直递增。

4.5本编辑版本首次编辑日期

本编辑版本首次编辑日期描述文档本编辑版本的首次编辑日期。

当创建新的文档时，文档本编辑版本首次编辑日期为文档的创建日期。

当文档的编辑版本变更时，应对本编辑版本首次编辑日期进行检查，确保该日期为当前日期。

示例：当“XXXX2019年工作总结_V01R01E002wps”另存为“XXXX2020年工作总结_V01R00E001wps”时，应确保文档的发布版本和编辑版本复原，且2016年12月15日为后一个文档第一个编辑版本的首次编辑日期。

4.6本编辑版本的编辑者姓名

本编辑版本的编辑者姓名记录本编辑版本的最后编辑者，也用于管理多人编辑同一文档的情况。

在对同一编辑版本采用修订、批注方式提出意见和建议时，宜通过修改本编辑版本的编辑者姓名进

行标识。在最后的编辑者认为必要时，可在原编辑者之后采用不宜混淆的连接符附加意见提出者的姓名。示例1：“_”“-”“”均可视为不宜混淆的连接符。

本编辑版本的编辑者姓名可为中文或拉丁字母，允许使用半角的逗号“,”对拉丁字母进行分隔。其整体的长度应使得形成的文件名在操作系统或文档管理系统、文档传输系统允许的长度内。在不致引起混淆的情况下，可使用编辑者姓名的缩写。

示例2：Windows操作系统对文件名长度的限制是操作系统限制的例子；公文系统对文件名的限制是文档管理系统对文件名长度限制的例子；LotusNotes对文件名长度的限制是文档传输系统对文件名长度限制的例子。

在变更了本编辑版本的编辑者姓名后，在编辑版本不变的情况下，本编辑版本首次编辑日期可以改变，也可以不变。

5文档版本标记的位置

文档版本应标记在文件名中，在文档文件名的后部，文件扩展名之前。

文档版本可标记在文档内部，此时可仅说明内容版本、发布版本和编辑