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1
文书档案目录数据采集规范
1范围
本标准规定了新中国成立后文书档案目录数据交换的定义、格式与著录要求。
本标准适用于各级各类档案馆、档案室新中国成立后文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T1988—1998信息技术信息交换用7位编码字符集
GB/T2312—1980信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T3469—2013信息资源的内容形式和媒体类型标识
GB/T7156—2003文献必威体育官网网址等级代码
GB/T7408—2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法
GB/T15418—2009档案分类标引规则
DA/T1—2000档案工作基本术语
DA/T13—1994档号编制规则
DA/T18—1999档案著录规则
DA/T22—2015归档文件整理规则
DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
档案目录数据库
将描述档案内容和形式特征的数据记录按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。
3.2
数据记录
描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。
3.3
数据字段
2
描述案卷或文件的某一方面特征的数据。
3.4
字段类型
指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和数字型。
3.5
字段长度
指字段所包容字符的最大个数。
3.6
代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3.7
档案著录
对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.7.1
案卷级著录
以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。
3.7.2
文件级著录
以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。
3.8
必须著录项目
指档案馆、立档单位档案室组织的数据库进行数据交换时，必须有的著录项目。
3.9
选择著录项目
指立档单位可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段、类型和长度。
3.10
档案目录数据交换
指在计算机网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。
4数据库结构与著录细则
4.1总则
3
本标准包括《案卷级目录数据库结构》《文件级目录数据库结构Ⅰ》和《文件级目录数据库结构Ⅱ》等三种数据库结构。
《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录数据库结构Ⅰ》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文件级目录数据库结构Ⅱ》适用于按照DA/T22—2015《归档文件整理规则》整理的档案目录。
4.2案卷级目录数据库结构与著录细则
4.2.1案卷级目录数据库结构
见表1。
表1案卷级目录数据库结构一览表
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
是否非空
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
档号*
DH
字符型
24
非空
3
题名*
TM
字符型
350
非空
4
责任者*
ZRZ
字符型
150
非空
5
起始时间*
QSSJ
字符型
20
非空
6
终止时间*
ZZSJ
字符型
20
非空
7
保管期限*
BGQX
字符型
4
非空
8
件数*
JS
数字型
4
非空
9
解密划控*
JMHK
字符型
4
非空
10
附注*
FZ
字符型
350
11
分类号
FLH
字符型
24
12
档案主题词
DAZTC
字符型
350
13
缩微号
SWH
字符型
30
14
载体类型
ZTLX
字符型
10
15
载体数量
ZTSL
数字型
4
16
载体单位
ZTDW
字符型
10
17
载体规格
ZTGG
字符型
20
注：带“*”者为必须著录项目，其他为选择著录项目
4.2.2案卷级目录著录细则
4.2.2.1档案馆代码
根据《编制全国档案馆名称代码实施细则》（国档发〔1987〕4号）赋予的档案馆代码著录（档案室此项不著录）。
4.2.2.2档号
4.2.2.2.1总则
依据DA/T13—1994《档号编制规则》编制的档号结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号。
4.2.2.2.2全宗号
4
全宗号用4位代码标识。档案馆指定给立档单位的编号，其中第1位用汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“A0
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