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印章档案管理制度

第一章总则

为加强印章档案的管理，确保印章的安全、合法使用，并促进组织内部管理的规范化，根据国家相关法律法规及组织内部规章制度，特制定本印章档案管理制度。印章档案是记录印章使用、管理情况的重要文件材料，是确保组织合规经营和防范风险的重要保障。

第二章适用范围

本制度适用于本组织所有印章的管理与使用，包括但不限于法人印章、合同专用章、财务章、发票章及其他业务章。所有涉及印章使用的部门和人员均须遵循本制度。

第三章管理规范

1.印章的分类与编号

-印章应根据用途进行分类，并建立印章台账，明确标识每个印章的编号、名称、用途、保管部门及责任人。

2.印章的保管

-印章应由专人保管，存放于专用印章柜内，柜门应上锁，定期检查印章的完整性。

-保管人须定期对印章进行清点，并记录在案，确保印章的安全。

3.印章的使用

-使用印章前，需经相关负责人审批，确保印章的使用符合组织业务需求并合法合规。

-使用印章的文件应由使用部门负责保管，确保其在使用后的安全存档。

4.印章的注销与更换

-由于各种原因需要注销或更换印章的，应由使用部门提出申请，并经法务部门审核批准后方可执行。

-注销的印章应及时上交，并在印章台账中做相应记录。

第四章操作流程

1.印章申请流程

-使用部门填写《印章使用申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至印章管理部门。

-印章管理部门审核申请，确认后方可发放印章。

2.印章使用记录

-每次使用印章时，必须填写《印章使用登记表》，记录使用日期、用途、使用人及审核人。

-印章使用后，需及时归还，并更新使用登记表。

3.印章检查与维护

-每季度由印章管理部门对印章进行一次全面检查，确保印章的完好性。

-对于磨损严重或损坏的印章，及时上报更换或修复。

第五章监督机制

1.监督责任

-印章管理部门负责对印章使用、保管及档案管理的监督，确保制度的贯彻执行。

-各部门应指定专人负责印章的日常管理与使用，确保责任落实。

2.检查与评估

-定期开展印章管理的自查工作，每年进行一次全面评估，形成评估报告，提出改进意见。

-发现违规使用印章的行为，应立即上报并采取相应措施。

第六章其他相关条款

1.印章管理培训

-定期对相关人员进行印章管理的培训，确保所有使用者了解印章管理制度及使用流程。

2.制度的修订与解释

-本制度的解释权归印章管理部门。

附则

本印章档案管理制度自发布之日起生效。各部门应认真遵守，并确保制度的落实和有效执行。

以上即为印章档案管理制度的详细设计。通过明确的目标、适用范围、管理规范、操作流程和监督机制，确保印章的安全管理和合规使用，促进组织的高效运作和风险防范。