单元一 文档处理-1728974301548.pptx

第2篇办公软件的应用;任务1制作校园歌唱比赛通知;任务6多人协同制作公司宣传册;随着互联网的普及，现代企事业单位在办公中，越来越多的文档采用协同编辑的方式，例如公司（含各部门）年度总结报告、学校二级学院统计各个教师年度成果、部门员工填写假期出省报备等，这些文档一般都需要多人共同完成，采用协同编辑的方式，可以更快更方便的得到结果。

某公司企划部秘书小张，应某大型展会要求，需要制作公司宣传册。手册内容将由几名工作人员共同完成，秘书小张统稿后会交由领导审阅，再结合领导意见修改，然后增补在线编辑信息，最终完成手册。本任务即是要完成这样的协同编辑文档。;要完成协同编辑公司宣传册任务，首先秘书小张要创建协同编辑主文档，再将其拆分为多个子文档，并将子文档分发给不同的人员编辑，所有人编辑完成后，由秘书小张将编辑好的子文档内容合并到主文档中；然后秘书小张将结果提交给企划部正、副部长审阅，两位部长分别对宣传册提出修改意见，再由秘书根据修改意见进行修改；

对于某特定部分需要原编辑人小赵核对的情况，由秘书小张对文档设置可编辑区域后添加保护，待小赵编辑完后返回文档，秘书小张在确认无误后撤销文档保护；秘书小张为了收集信息发布了在线编辑文档，并将该内容增补到原文档中，最后为了便于查看，秘书小张将文档另存为了联机文档。;本任务包含的主要技术分析：

（1）文档的拆分与合并；

（2）审阅文档、合并修订文档；

（3）保护文档；

（4）检查文档

（5）共享在线编辑文档

（6）联机文档;1.文档的拆分与合并

Word提供了文档拆分与合并功能。通过大纲视图，可以将文档中标题拆分为子文档，分别完成子文档后，可以将子文档内容合并到主文档。主子文档之间通过超链接进行关联，如果取消链接，主文档与子文档将取消关联。

2.修订和批注

通过Word“审阅”选项卡，可以给文档添加修订和批注；通过合并修订，可以查看不同人员对文档内容的修订和批注。

3.文档保护

通过Word“审阅”选项卡，可以给文档添加保护，实现文档中只有一部分区域可编辑，不需要保护后可以撤销保护。;4.检查文档

检查文档可以去除文档中附带的修订、批注、作者等痕迹。

5.在线编辑文档

现在有很多在线编辑文档的软件，腾讯文档是目前使用度颇高的一款免费的在线编辑文档软件。使用前需要先下载、安装，然后注册、登录。可以新建共享文档，也可以将本地文档导入为共享文档，在设置权限后分享给指定对象，实现多人共同完成文档编辑。

6.联机文档

Word提供了“联机文档”功能，需要用户注册、登录Office账户。登录后，可以将文档保存到OneD上。这样，无论用户在何地，只要能联网登录到自己的账号，就可以获取和编辑账号中保存过的联机文档。;（1）创建主文档“公司宣传册”

打开Word，创建新文档，保存为“公司宣传册”。因本任务涉及到具有主、子关系的多个文档，为便于管理，在自己的文件夹下新建一个文件夹“任务6”，再将文档保存到该文件夹下。

;（2）录入文档信息

①录入文字内容。

②选择“公司简介……公司产品”这四段，在功能区“开始”选项卡→“样式”组的预设样式中点击“标题1”，将他们设为标题。

③选择“合肥科创宣传册”段落，设置其字号为“初号”。不要为其应用标题样式。;（1）切换到大纲视图

（2）创建子文档

①在大纲视图中，使用鼠标框选四个标题，再点击“显示文档”按钮，展开“主控文档”组右侧更多的内容，最后点击“创建”命令。

②点击快速工具栏保存按钮，此时会将刚才创建的子文档保存到主文档所在的文件夹中。;（1）分别制作子文件并回收

①将文件夹内除了主文档“公司宣传册”以外的其他文档分发给不同的人员制作。

②制作完成后收回所有子文档，此处要注意保持文件名称不变。

③假设从不同工作人员处收回的文档存放于素材目录中。找到任务6的素材文件夹，选择与四个子文件同名的文件，将其复制粘贴到主文档所在的文件夹，替换原来的子文件。;（2）查看主文档

①再次启动Word，打开“公司宣传册”文档，文档内容默认以超链接显示。

②点击功能区“视图”选项卡→“视图”组→“大纲”按钮，切换文档为大纲视图。

③点击“大纲显示”选项卡→“主控文档”组→“展开子文档”命令。;(3)将主子文档内容合并为一个没有超链接的文件

此时虽然已经看到了文档内容，但是文档内部还是采用链接的形式关联主子文档，如果要将所有内容合并到一个文档中，还需要取消链接。

①框选除文档标题以外的所有正文部分。

②点击功能区“大纲显示”选项卡→“主控文档”组→“显示文档”按钮，展开该组更多命令。

③点击“取消超链接”命令。

④点击功能区“大纲显示”选项卡→“关闭大纲视图”按钮，将文档切换到页面视图。;（1）查看文档，去除文档中多余的分节符。

（2）对文档进行基本的编辑