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礼品管理制度
第一章总则
为规范公司在礼品赠送、接收及管理过程中的行为,提升公司形象,增强员工凝聚力,确保礼品管理的合法性与合规性,制定本制度。礼品管理制度是指公司对礼品的采购、发放、接收、记录及监督等环节的统一管理规范。
第二章制度目标
1.规范礼品的管理流程,确保礼品的采购、发放、接收及使用符合相关法律法规及公司内部规定。
2.提升礼品管理的透明度,避免因礼品管理不当而引发的贪腐及其他违法行为。
3.促进公司文化建设,通过合理的礼品管理增强员工归属感及团队凝聚力。
第三章适用范围
本制度适用于公司所有部门涉及礼品的采购、发放及管理活动,包括但不限于:
1.内部员工之间的礼品交换
2.对外客户、合作伙伴的礼品赠送
3.各类活动、节日的礼品采购及发放
第四章管理规范
第1节礼品的采购
1.采购原则
所有礼品的采购必须遵循“合理、合规、节约”的原则,确保礼品的选择符合公司形象及文化。
2.采购流程
-需求提出:各部门需提前提出礼品需求,并填写《礼品采购申请表》。
-审批流程:采购申请须经部门经理及财务部审核批准。
-供应商选择:选择具备合法资质的供应商进行采购,并进行市场价格比对,确保采购的经济性。
第2节礼品的发放
1.发放原则
礼品的发放应依据公平、公正、公开的原则,确保所有员工在同等条件下获得机会。
2.发放流程
-发放申请:各部门在节日、活动等特殊时刻,应提前向人事部提出礼品发放申请。
-审批流程:礼品发放需经人事部及财务部审核,确保发放的必要性及合理性。
-登记记录:发放的礼品需进行详细登记,记录发放时间、对象及数量等信息。
第3节礼品的接收
1.接收原则
接收礼品的员工需遵守公司相关规定,确保礼品来源合法、合规。
2.接收流程
-接收确认:接收礼品时需填写《礼品接收确认单》,由接收人及发放人签字确认。
-记录保存:所有接收的礼品信息需录入公司礼品管理系统,确保可追溯性。
第五章操作流程
第1节礼品申请与审批流程
1.礼品申请
-由需求部门填写《礼品采购申请表》,并附上详细说明。
-申请表需经部门经理审批,并提交至财务部。
2.礼品采购
-财务部审核通过后,由采购专员进行市场调研,选择合适的供应商进行采购。
3.礼品发放
-礼品采购完成后,采购专员需将礼品分发至各需求部门,记录发放情况。
第2节礼品使用与管理流程
1.礼品使用
-所有礼品的使用应遵循公司规定,严禁私自转赠、出售或用于其他不当目的。
2.礼品管理
-各部门应指定专人负责礼品的管理,定期进行清点,确保礼品的完整及安全。
第六章监督机制
1.监督职责
人事部负责对礼品的采购、发放及接收进行监督,确保制度的有效实施。
2.记录与反馈
-各部门需定期向人事部报送礼品使用情况报告,并接受检查。
-人事部将根据各部门的反馈,不定期对礼品管理制度进行评估与改进。
3.违规处理
对于违反礼品管理制度的行为,视情况给予相应的处罚,包括但不限于警告、罚款、解雇等。
第七章附则
1.解释权
本制度的最终解释权归公司人事部所有。
2.生效日期
本制度自颁布之日起实施,所有员工需认真学习并遵守。
3.修订流程
若需对本制度进行修订,需经人事部提出并经过管理层审批后方可生效。
结语
通过本礼品管理制度的实施,我们将进一步规范公司的礼品管理行为,提高透明度,增强公司文化,促进团队凝聚力。希望全体员工能够共同遵守,为公司的健康发展贡献力量。
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