再生资源采购进度跟踪制度.docx

再生资源采购进度跟踪制度

一、目的

1.确保再生资源采购工作按计划、高效、有序进行，及时掌握采购过程中的各项动态信息，有效协调处理可能出现的问题，保障公司生产运营对再生资源的需求。

2.通过对采购进度的跟踪与管理，实现采购成本的控制、质量的保证以及供应商关系的维护，提高公司整体采购绩效和供应链管理水平。

二、适用范围

本制度适用于公司所有再生资源采购项目从采购计划制定到货物验收完成的全过程进度跟踪管理。

三、采购进度跟踪原则

（一）及时性原则

对采购进度信息进行实时收集、更新与反馈，确保相关人员能够在第一时间获取准确的采购动态，以便及时做出决策和采取应对措施。

（二）准确性原则

建立可靠的信息收集渠道和验证机制，保证所获取的采购进度数据真实、可靠，避免因信息错误导致决策失误或工作混乱。

（三）全面性原则

跟踪内容涵盖采购项目的各个环节，包括供应商备货、发货运输、货物检验、货款支付等，确保对采购全过程进行无遗漏的监控。

（四）协同性原则

强调采购部门与需求部门、供应商以及公司内部其他相关部门之间的沟通与协作，形成合力共同推进采购进度，及时解决跨部门问题。

（五）闭环管理原则

对采购进度跟踪过程中发现的问题进行记录、分析、处理和反馈，形成完整的闭环管理，确保问题得到有效解决且不再重复出现。

四、跟踪内容与关键节点

（一）采购计划阶段

1.采购需求确定：明确再生资源的品种、规格、数量、质量要求以及期望交货日期等关键信息，跟踪需求部门提交需求计划的及时性和准确性。

2.供应商寻源与选择：记录寻找潜在供应商的渠道与方式、评估供应商的标准与过程，以及最终供应商确定的时间节点。

（二）采购合同签订阶段

1.合同起草与审核：跟踪合同文本的起草进度、各部门审核合同的时间以及提出的修改意见和建议的处理情况。

2.合同签订与生效：明确合同签订的时间、双方签字盖章情况以及合同生效的条件是否满足。

（三）订单下达阶段

1.订单发送时间：记录向供应商正式下达采购订单的准确日期和时间，确保订单信息准确无误地传达给供应商。

2.订单确认：跟踪供应商接收订单后的确认情况，包括确认方式、确认时间以及对订单内容如有异议的沟通处理过程。

（四）供应商备货阶段

1.生产计划安排：与供应商沟通了解其生产计划的制定与执行情况，包括原材料采购进度、生产排班、预计完工时间等信息。

2.质量检验计划：掌握供应商在产品生产过程中的质量检验安排，如检验标准、检验流程、检验人员配置等，确保产品质量符合要求。

（五）发货运输阶段

1.发货通知：要求供应商在货物发出前及时发出发货通知，包括发货时间、运输方式、预计到货时间、货物清单以及运输单号等信息。

2.运输跟踪：通过与运输公司或供应商提供的物流信息平台对接，实时跟踪货物的运输状态，如货物位置、运输途中是否出现异常情况等，并及时反馈给相关部门。

（六）货物验收阶段

1.到货通知与接收：记录货物到达公司的时间、接收部门及人员信息，以及货物外观、数量等初步验收情况。

2.质量检验：按照公司规定的质量检验标准和流程进行检验，跟踪检验结果的出具时间、检验合格与否以及不合格产品的处理情况。

3.验收报告：完成验收后及时形成验收报告，记录验收的详细情况，包括货物质量、数量、规格等是否符合采购要求，验收人员签字等信息。

（七）货款支付阶段

1.支付申请：根据采购合同约定的付款条件和验收结果，跟踪采购部门提交货款支付申请的时间、申请金额以及相关票据的准备情况。

2.支付审批：记录财务部门及相关领导对货款支付申请的审批流程、审批时间以及审批意见，确保支付审批程序规范、严谨。

3.支付执行：跟进财务部门实际支付货款的时间、支付方式以及支付结果反馈给供应商的情况，完成货款支付的闭环管理。

五、跟踪方法与工具

（一）建立采购进度跟踪表

1.设计统一的采购进度跟踪表格，涵盖采购项目的各个阶段和关键节点信息，包括计划时间、实际时间、完成情况、责任人、备注等栏目。

2.采购专员负责及时填写和更新跟踪表信息，确保信息的准确性和完整性。通过跟踪表，相关人员可以直观地了解采购项目的整体进度情况以及各个环节的进展状态。

（二）定期沟通机制

1.采购人员与供应商建立定期沟通制度，如每周一次电话会议或邮件沟通，了解供应商在生产、发货等方面的进度情况，及时协调解决出现的问题。

2.在公司内部，采购部门与需求部门、质量部门、财务部门等定期召开采购进度协调会议，汇报采购进度，沟通存在的问题，共同商讨解决方案，确保各部门之间信息畅通、协同工作。

（三）利用信息化系统

1.建立采购管理信息系统，实现采购流程的信息化管理，从采购计划制定、订单下达、供应商反馈、物流跟踪到货物验收和货款支付等各个环节的数据