秘书理论与实务-1728970524988.pptx

秘书理论与实务主讲人：李航天

第二章秘书的事务工作学习目标重、难点01教学内容02

第二节日常事务管理

项目七邮件处理

项目七邮件处理邮件处理工作是一项日常的秘书工作，任何一个单位每天都要收进和寄发一定数量的邮件，秘书对邮件处理得好坏会影响工作的进程，因此秘书必须能够合乎规范地处理邮件。

一、收进邮件1初步分拣4邮件分办2及时拆封3准确登记

一、收进邮件（一）初步分拣秘书在日常工作中收到的主要邮件有：特殊性专递、电报等急件；业务往来信函；写明领导亲启的信函；汇票、汇款单；报纸、杂志；同事私人信件等。秘书收到邮件后，首先是对邮件进行分类。分类的规则如下。(1)将私人邮件与公务邮件分开。(2)将办公室内部邮件与外部邮件分开。(3)将优先考虑的邮件放在一起，包括邮局投递、专人投递的邮件和电子邮件。

一、收进邮件(二)及时拆封拆封并不是一件简单的事情，要注意邮件的安全和拆封的权限，否则会引起不必要的麻烦和问题。邮件的拆封顺序：(1)轻敲邮件。开启之前，在邮件底部轻轻敲击几下，使封内的邮件落到下面，以防邮件留在封口边缘被剪、破坏。(2)小心开启。应该用介纸刀或自动拆封机沿信封上端开启，小心取出邮件。(3)仔细查看。取出邮件后还要仔细察看信封内部，以免遗漏一些重要的物件。(4)核对附件。邮件上标明的附件，必须核对清楚，如果缺少了附件，应该在邮件上标明，最好将附件用回形针或订书针固定在邮件上。

一、收进邮件(三)准确登记在邮件处理过程中，邮件登记是一个十分重要的环节。一般的做法是建立一个邮件收发登记本，所有重要的邮件要实行登记，登记过程中需要注意以下事项。(1)除私人信件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、包裹、杂志等都需要登记，以便管理。(2)登记时应写明：编号、收到日期、收件人或部门、邮件种类、处理办法等。

一、收进邮件(四)邮件的分办邮件的分办主要是指秘书对邮件的分发和传阅，主要包括两种情况：一是向领导呈交有阅办要求的邮件；二是向其他人递交邮件。同事的私人邮件可放入专门信袋或顺路送交，报纸杂志则要及时上架。

二、邮件寄发寄发邮件和传阅邮件的要求：寄发邮件要确保邮件完整；了解邮寄规定；三是确认邮件准确。传阅邮件要及时分发传阅邮件；明确传阅范围；做好登记工作。邮件签字寄发邮件查核邮件也可采取其他快速传递方式，如特快专递、电子邮件、传真等邮件封装