秘书理论与实务第三章第一节项目四会议议题和.pptx

秘书理论与实务第三章第一节项目四会议议题和议程主讲人：李航天

项目四会议议题和议程

（一）秘书的来由（一）会议议题的概念会议议题是开会的前提，是会议所要过论报告的主要内容，会议主题是指关于会议要研究的问题达到的目的的细化。因此，开会之前一定要明确会议的议题，并且一定要将议题及时地通知给参加会议的人员，让与会人员获得知情权，便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。一、会议议题

（一）秘书的来由（二）会议议题的拟定拟定会议议题主要有以下几个步骤：1.收集会议议题会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导；来自下级部门提交的，需要以会议的形式研究和决定的问题；来自秘书向有关部门收集的本单位的管理活动中需要研究和决定的事项。2.整理会议议题对收集的议题进行整理，并向领导汇报，根据领导批示的结果进行处理，并拟定会议议题初稿。一、会议议题

（一）秘书的来由（一）会议议程的概念会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议各项议题按照一定的原则和顺序编排起来并以文书的形式确定下来的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外，还包括与会人员姓名、会议时间以及会议地点等项目。会议议程是会议具体的概略安排。拟定会议议程是秘书的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会人员。二、会议议程

（一）秘书的来由（二）编制会议议程的原则秘书在编排会议议程的时候，应遵守以下两个原则。1.缓急轻重的原则。即越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。二、会议议程

（一）秘书的来由（二）编制会议议程的原则2.明确时间原则。即每个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。标示时间要具体，以便与会人员准时参加与自己有关议案的讨论。二、会议议程

（一）秘书的来由（三）会议议程的结构和写法会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期等五个部分组成1.标题，标题由“会议全称+议程”二字组成。例如，华荣公司2016年年终表彰大会议程2.题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或者单位会议议程可以没有题注。二、会议议程

（一）秘书的来由（三）会议议程的结构和写法3.正文。正文要写明会议的时间、地点、参会人员等要素，并简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来。4.落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，如秘书处。由会议通过的议程不用标写落款。5.制定日期。无须大会通过的议程要标明制定的具体日期。二、会议议程

（一）秘书的来由（四）拟定会议日程的注意事项1.提前向与会人员简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，如抽样调查员工意见、汇集统计数字、收集背景资料等2.对将要讨论的问题要求及早思考。如果时间允许，则可以把与会人员的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。二、会议议程

（一）秘书的来由（四）拟定会议日程的注意事项3.把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于会议日程从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。4.在议程上要标明会议开多长时间。对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的会议话题，要安排充分的时间。二、会议议程

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