会议管理_2课件(共20张PPT)《管理秘书实务（二版）》（人民大学版）.pdf

管理秘书实务

(第二版)

第5章：会议管理

目录

5.1会议管理概述

5.2会议组织

5.3会议协调和控制

5.3会议的协调与控制

5.3.1会议协调

1.会议协调的要求

(1)加强会议组织工作部门的建设，提高

会议组织人员的素质和工作效率，树立良好

的形象，取得各方面的信任。

(2)注重调查研究，广泛收集各方面的信

息。

(3)争取领导同志的理解、信任和支持。

(4)充分发挥各相关工作部门的作用。

5.3会议的协调与控制

(5)顾全大局，求同存异，协调一致。

(6)建立良好的人际关系。

(7)善于将原则性与灵活性结合起来。

(8)遇到问题，耐心细致，沉着冷静，稳重

行事。

(9)注意留有余地。

(10)协调之后注意及时抓落实。

5.3会议的协调与控制

2.会务协调

(1)会议时间的安排与协调

(2)会议地点的安排与协调

(3)与会人员的安排与协调

(4)关于议题的安排与协调

(5)与外部交通、供电、供水、商业等

部门的协调

5.3会议的协调与控制

5.3.2会议的控制

1.会议的进程控制

(1)会议主持人对会场的控制

主持人的责任具体包括以下几个方面：

1)会前。确定以下各项：会议的目的、议事

日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议

种类和应散发的文字材料。

2)会间。创造和谐的会议气氛、宣布开会、

控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、

做出决议、确定行动和责任、宣布闭会。

3)会后。回顾会议情形，评价会议进展情

况和结果，确信全体会议成员均已理解会议内容。

5.3会议的协调与控制

(2)采取有效手段控制会场气氛

1)主持人要提前到达会场，当会议参

加者进入会场时要与他们打招呼，并能与

他们进行短时间的非正式交谈。

2)开会时间要准时，不要因为个别人

对会议的冷漠态度或尚未到场，而耽误大

家的时间。

3)会议开始后，首先要简明扼要地引

出主题，说明讨论目的，使每一个与会者

都明白会议要达到什么结果。

5.3会议的协调与控制

4)会议进程中，要使每一个会议成员对会议

的成功具有责任感。

5)在某一段时间里，要集中讨论一个议题，

保证大家轮流充分发表自己的见解。

6)对已表述的观点及时加以概括总结，引导

会议进展。

7)当讨论偏离主题时，主持人需提请大家紧

扣主题。

8)当会场出现混乱，应保持镇静，及时采取

措施结束混乱状态，切不可自由放任。

5.3会议的协调与控制

(3)辅助引导会议的进程，促使会议决议的

有效形成

1)引导会议进程的方法：

①会议召开之前，须认真研读有关文件材料，

了解议题和议程，了解与会者的构成情况及

基本意见倾向。

②明确会议开始和结束的时间，准时开会和

散会。

5.3会议的协调与控制

(3)辅助引导会议的进程，促使会议决议的

有效形成

1)引导会议进程的方法：

③会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌

握好时机。

④在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨

论的界限。

5.3会议的协调与控制

(3)辅助引导会议的进程，促使会议决议

的有效形成

1)引导会议进程的方法：

⑤当时机成熟时，应建议适时终止讨论或辩

论，及时确认结论，形成决议，一个议题结

束后应立即转换议题，以免延误时间或节外

生枝。

⑥多议题会议的议题安排次序应科学合理，

一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计

献策的议题应建议放在会议前半部分进行。

5.3会议的协调与控制

2)引导会议决议形成的技巧：

①认真倾听，最少限度地打断谈话。

②树立自信心，为确信自己能对任何冲

突产生积极的影响。

③消除交流障碍。