秘书理论与实务-1728976813711.pptx

秘书理论与实务主讲人：李航天

第三章秘书的会务工作学习目标重、难点01教学内容02

第二节会中服务

项目四会中其他服务工作

会议期间的其他服务工作秘书应在正式开会之前的5分钟请与会人员入座，之后请领导和其他主宾们入场。如果没有领导的指示，秘书一般不能作为会议代表出席会议。在开会的时候，如果没有安排秘书做会议记录等具体工作，那么，秘书就应坐在会议室的最后一排或在会场外等待吩咐。在会议期间，秘书的任务就是为保证会议的顺利进行而做些辅助工作。会议期间，秘书的其他服务工作有：传接电话、值班工作、安保工作、照相服务等。

会议期间的其他服务工作一、传接电话传接电话的具体方法应在开会前与领导商量好，最好用电话记录来转告领导。开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不转接。一般内容的电话，秘书帮助记录下来，在会议中间休息的时候，把电话记录送给当事人；只有内容比较紧急的电话，才立即通知当事人。

会议期间的其他服务工作二、做好会议的值班工作一些大中型会议，会场要配有专门的服务人员，但秘书应当督导和协助服务人员做好以下工作。（1）与会人员入场时的验证与收票工作。（2）保持会场内的秩序，维护场内设备。（3）为会场内人员提供饮品以及其他服务。（4）关注会场内各种设备的使用情况。

会议期间的其他服务工作三、会场内的安全保卫工作会场内的安全保卫工作主要包括以下几方面。

（1）防止与会议无关的人随便进入会场。

（2）关注会场内的设备运行情况，消除火灾隐患，防止意外事故发生。

（3）保证会场内人员的安全与健康，发现与会人员中身体不适或突发疾病者，要及时请保健医生或送往附近医院或联系急救中心。

（4）做好会议的必威体育官网网址工作。

会议期间的其他服务工作四、照相服务中型以上会议或纪念会、庆祝会等，往往与会人员要集体摄影留念。这时，第一是要选择高水准的摄影师和摄影器材，以免给与会人员留下遗憾；第二是与会人员的座次排列、队伍组织要合理；第三是背景的选择要充分体现出会议的主题和特点；第四是协助摄影师做好其他工作。