秘书理论与实务第三章第一节项目十制发会议通知.pptx

秘书理论与实务第三章第一节项目十制发会议通知主讲人：李航天

项目十制发会议通知

（一）秘书的来由（一）会议通知的概念会议通知是向与会人员传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会人员沟的重要渠道。（二）会议通知的作用1.会议通知是会议组织者组织会议的重要凭据。2.会议通知是会议组织者同与会人员沟通的重要渠道，与会人员可以通过会议通知了解会议召开的具体情况。一、会议通知的概念和作用

（一）秘书的来由会议通知的方式很多，其主要方式有口头通知、电话通知、书面通知、电子邮件通知等。（一）口头通知。这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。（二）电话通知。以电话为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须进行通知情况书面记载。二、会议通知的方式

（一）秘书的来由（三）书面通知。是一种传统的方式，适合大型会议。由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备。如果在预定的时间里对方没有收到，则还需要及时采取补救措施。（四）电子邮件通知。它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势—快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。二、会议通知的方式

（一）秘书的来由会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、会议回执、联络信息报到事宜及相关要求、会议相关材料，有关票证、会议地点交通路线等。一般包括五大部分内容：三、会议通知的写法和格式

（一）秘书的来由（一）标题1.主办单位名称+会议名称+通知或会议名称+通知，这种结构一般用于重要会议；2.只写“会议通知”或“通知”，这种结构一般用于事务性或行政性会议。（二）通知对象。可以是单位，也可以是个人。三、会议通知的写法和格式

（一）秘书的来由（三）正文。正文一般包括：会议的目的和主题；会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以附上简要的地图；参加对象，如发给单位要写明参加人员的基本职务、性别、参加会议的人数；其他事项还包括费用、联系方式、报名方式等三、会议通知的写法和格式

（一）秘书的来由（四）落款和日期。（五）回执。回执一般采用表格方式。三、会议通知的写法和格式

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