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客户档案管理制度
第一章总则
第一条目的
为加强公司对客户档案的管理,确保客户信息的安全、完整和有效利用,根据相关法律法规及公司内部规章制度,特制定本制度。客户档案是记录客户基本信息、交易情况、服务历史等重要资料,是公司开展业务、进行客户关系管理的重要依据。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有部门及员工在客户档案的收集、整理、保管、查阅及利用等环节的管理工作。
第三条法律依据
本制度依据以下法律法规及行业标准制定:
1.《个人信息保护法》
2.《商业秘密保护法》
3.《档案法》
4.行业相关标准及公司内部管理规定
第二章客户档案工作任务
第一条任务概述
客户档案管理的任务包括:
1.收集和整理客户档案材料;
2.安全保管客户档案,确保档案的完整性和必威体育官网网址性;
3.负责客户档案的查阅、借用和转递;
4.提供客户信息支持,促进业务决策和客户关系维护。
第二条职责分工
客户档案管理由综合服务部负责,其他相关部门应协同配合,确保档案管理工作的顺利开展。
第三章客户档案的收集和归档
第一条收集要求
客户档案的收集应确保信息的真实性、完整性和准确性,主要包括:
1.客户基本信息表(姓名、联系方式、地址等);
2.交易记录(合同、发票等);
3.服务记录(售后服务、投诉处理等);
4.其他相关材料(客户反馈、满意度调查等)。
第二条归档流程
客户档案的归档由综合服务部负责,具体流程如下:
1.收集完毕后,进行信息审核;
2.对客户档案进行编号及分类;
3.归档材料应字迹工整,内容完整;
4.不符合要求的材料需进行纠正和完善,直至符合归档标准。
第四章客户档案的保管
第一条保管责任
客户档案由综合服务部专人负责保管,采取以下措施确保档案的安全性:
1.客户档案应存入专用档案柜,并采取防火、防潮、防盗等措施;
2.档案应逐一编号登记,每年进行检查核对,确保档案完整安全;
3.交接档案时需填写清单,并由双方签字确认。
第二条安全措施
档案库房需符合以下安全要求:
1.配备监控设备,确保无关人员不得随意出入;
2.定期进行安全隐患排查,及时整改。
第五章客户档案的查阅和借用
第一条查阅流程
员工或外单位人员需查阅客户档案时,应遵循以下流程:
1.提交查阅申请,经综合服务部审核批准;
2.办理登记手续,记录查阅时间、目的及查阅人信息;
3.查阅档案时应遵守必威体育官网网址制度,严禁对档案进行涂改、圈划。
第二条借用规定
客户档案原则上不外借,特殊情况需外借时,应遵循以下规定:
1.经综合服务部审核后,需获得执行总裁批准;
2.借用人需提供有效身份证明,并填写借用登记表。
第六章客户档案的转递
第一条转递要求
客户档案转递工作需认真负责,人员内部调动时档案应随人转递,具体要求如下:
1.转递的档案需进行密封,并填写转递通知单;
2.转递档案应通过机要途径进行,不得随意携带。
第二条核对流程
对转进的档案,接收部门应及时核对无误,并办理通知单回执,确保档案的完整性。
第七章监督和评估机制
第一条监督机制
1.综合服务部应定期对客户档案管理工作进行检查,确保制度的落实;
2.任何部门或个人发现档案管理存在问题,应及时向综合服务部报告。
第二条评估流程
每年应对客户档案管理工作进行评估,主要包括:
1.案件数量、查阅频率及借用情况分析;
2.客户反馈及必威体育官网网址情况的评估;
3.根据评估结果,提出改进建议,优化档案管理流程。
附则
第一条解释权限
本制度由综合服务部负责解释。
第二条生效时间
本制度自颁布之日起实施。
第三条修订流程
通过以上制度的制定与实施,将有效提升公司客户档案的管理效率,确保客户信息的安全性和有效性,进而支持公司的可持续发展和业务拓展。
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