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客户档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强公司对客户档案的管理，确保客户信息的安全、完整和有效利用，根据相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本制度。客户档案是记录客户基本信息、交易情况、服务历史等重要资料，是公司开展业务、进行客户关系管理的重要依据。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在客户档案的收集、整理、保管、查阅及利用等环节的管理工作。

第三条法律依据

本制度依据以下法律法规及行业标准制定：

1.《个人信息保护法》

2.《商业秘密保护法》

3.《档案法》

4.行业相关标准及公司内部管理规定

第二章客户档案工作任务

第一条任务概述

客户档案管理的任务包括：

1.收集和整理客户档案材料；

2.安全保管客户档案，确保档案的完整性和必威体育官网网址性；

3.负责客户档案的查阅、借用和转递；

4.提供客户信息支持，促进业务决策和客户关系维护。

第二条职责分工

客户档案管理由综合服务部负责，其他相关部门应协同配合，确保档案管理工作的顺利开展。

第三章客户档案的收集和归档

第一条收集要求

客户档案的收集应确保信息的真实性、完整性和准确性，主要包括：

1.客户基本信息表（姓名、联系方式、地址等）；

2.交易记录（合同、发票等）；

3.服务记录（售后服务、投诉处理等）；

4.其他相关材料（客户反馈、满意度调查等）。

第二条归档流程

客户档案的归档由综合服务部负责，具体流程如下：

1.收集完毕后，进行信息审核；

2.对客户档案进行编号及分类；

3.归档材料应字迹工整，内容完整；

4.不符合要求的材料需进行纠正和完善，直至符合归档标准。

第四章客户档案的保管

第一条保管责任

客户档案由综合服务部专人负责保管，采取以下措施确保档案的安全性：

1.客户档案应存入专用档案柜，并采取防火、防潮、防盗等措施；

2.档案应逐一编号登记，每年进行检查核对，确保档案完整安全；

3.交接档案时需填写清单，并由双方签字确认。

第二条安全措施

档案库房需符合以下安全要求：

1.配备监控设备，确保无关人员不得随意出入；

2.定期进行安全隐患排查，及时整改。

第五章客户档案的查阅和借用

第一条查阅流程

员工或外单位人员需查阅客户档案时，应遵循以下流程：

1.提交查阅申请，经综合服务部审核批准；

2.办理登记手续，记录查阅时间、目的及查阅人信息；

3.查阅档案时应遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划。

第二条借用规定

客户档案原则上不外借，特殊情况需外借时，应遵循以下规定：

1.经综合服务部审核后，需获得执行总裁批准；

2.借用人需提供有效身份证明，并填写借用登记表。

第六章客户档案的转递

第一条转递要求

客户档案转递工作需认真负责，人员内部调动时档案应随人转递，具体要求如下：

1.转递的档案需进行密封，并填写转递通知单；

2.转递档案应通过机要途径进行，不得随意携带。

第二条核对流程

对转进的档案，接收部门应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的完整性。

第七章监督和评估机制

第一条监督机制

1.综合服务部应定期对客户档案管理工作进行检查，确保制度的落实；

2.任何部门或个人发现档案管理存在问题，应及时向综合服务部报告。

第二条评估流程

每年应对客户档案管理工作进行评估，主要包括：

1.案件数量、查阅频率及借用情况分析；

2.客户反馈及必威体育官网网址情况的评估；

3.根据评估结果，提出改进建议，优化档案管理流程。

附则

第一条解释权限

本制度由综合服务部负责解释。

第二条生效时间

本制度自颁布之日起实施。

第三条修订流程

通过以上制度的制定与实施，将有效提升公司客户档案的管理效率，确保客户信息的安全性和有效性，进而支持公司的可持续发展和业务拓展。