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关于M公司差旅费管理流程分析及内控风险应对

摘要：本文以某地方国有企业集团公司下属的M公司差旅费管理流程为例，重点梳理和分析了差旅费管理流程的几个关键控制环节，辨析其中存在的主要风险，评价控制设计的有效性及缺漏，针对控制实施过程中存在的问题提出了改进建议。通过此次审计和整改，集团差旅费控制取得了比较显著的成效。。

关键词：国企；差旅费审计；流程梳理；内控风险应对

中图分类号：F276.3

引言：M公司是某市市属国有企业下属的全资子公司。M公司的主要业务是提供工程建设项目管理服务，收入主要来源于建管费收入。由于建设工地所处位置多为跨区域，M公司的管理成本中，差旅费所占的比重较大。M公司虽然有差旅费管理制度，但是控制设计不合理、不完善。从出差申请到报账付款，整个流程的主要实质控制均集中在财务部门，且有的控制措施并未在控制设计中体现，控制的有效性在很大程度上依赖于财务部实施审核的岗位人员的责任心。审计部会同M公司财务部和综合部，对差旅费管理制度和实施过程进行了详细梳理，认真辨析其中存在的主要风险，评价控制设计的有效性及缺漏，针对控制实施过程中存在的问题提出了改进建议。通过此次审计和整改，集团差旅费控制取得了比较显著的成效。

一、M公司差旅费管理及报销流程现状

集团审计部果断以M公司差旅费流程为切入点，调整了年度工作计划，组织开展差旅费专项审计。鉴于其他部分子公司也存在类似的共性问题，审计项目完成后，还单独撰写了一份报告，将该典型案例总结分析的过程和结果向全集团发布，以使各单位自查自纠，举一反三，提升管理水平。调查发现，M公司现行差旅费管理及报销基本流程为：出差人填制出差审批单（事前审批）——综合部审核并派车——出差人填制差旅费报销单（事后审批）——综合部集中报账——财务审核付款。其中，普通员工的报销单审批（审核）流程为：部门负责人签字——财务签字——分管领导签字——综合部统一呈交执行董事（总经理）审批——综合部统一交财务付款。

二、辨析关键控制点

一般地，企业差旅费管理及报销流程的关键控制点在于：

（一）部门负责人或分管领导审签环节

对出差真实性、必要性及效果的审核控制。业务线事前审批的主要控制点包括：出差的必要性审核（出差事由是否真实并合理？）；出差人数及天数（要完成本次出差目标，是否必须这些人参加？预计出差时间是否明显偏长？）。事后审批的主要控制点包括：报销单填列的及时性及准确性（是否按制度规定，在出差返回后的时限内提交报销申请；金额、出差天数等报销单要素填列是否正确）；出差效率及效果（本次出差是否解决了事前计划要解决的问题或拟完成的任务，是否存在故意拖延出差进度的情况等）。

（二）综合部审核环节

综合部在派车环节的主要控制点是审核出差申请单是否按制度完成了全部事前审批程序，无误则填制派车单并编号，登记派车台账。差旅费报销环节的主要控制点是审核报销单填列内容与派车单是否一致（本次出差确实是派车而不是自驾车；报销单上的出差人员姓名及目的地是否与出差审批单、派车单填列的信息一致；派车单号是否唯一以排除重复报账等）。审核无误则应将对应的派车单进行销号登记（台账）。

（三）综合部台账报销登记环节：

主要控制点是对已完成审批的差旅費报销单进行逐笔、逐人、逐日登记，以排除出差人重复报销同一日期出差费的风险。

（四）财务部对报销单据进行审核环节

主要控制点包括：必要的附件是否齐全（有无出差审批单？如果是派车，有无派车单？综合部有无销号记录等）；附件及报销单是否按规定完成审核或审批（事前审批和报销审批程序是否符合制度规定）；报销单填列是否及时、准确（报账时限是否超过制度规定；报销标准、金额及其它填报信息是否有误）等。

（五）时间节点控制

包括出差人报账的及时性控制；审核人或审批人对报销单签字的及时性控制；财务入账的及时性控制。

（六）事后监督环节

主要控制措施是财务部或审计部抽查公司人事部门存档的月度考勤表，排除非工作日报销出差费的风险。

（七）考核及惩戒环节

主要控制点是对错误或违规行为的处理或考核控制。控制措施重点在控制设计环节，在差旅费管理制度中明确当出差人被发现有虚报出差费、重复报销费用、超过报销时限、跨年报销、应开具增值税专用发票的住宿费开成普通发票等情形时公司损失的税额由出差人承担的比例等。

（八）单据流转交接登记环节

关键控制点是差旅费报销单及其附件在综合部、财务部等不同部门和岗位流转时，应有交接登记，促使相关岗位采取措施妥善保管单据，减少单据遗失的风险。

（九）差旅费预算及执行环节

关键控制点在于公司预算控制设计环节。对于差旅费占成本费用比例较大的M公司，为完成集团下达的年度利润目标，公司应参考近三年历史数据，在年初合理制定差旅费年度预算控制总目标，然后分解至各部门。预算完成情况与绩效考核挂钩。由财务部或审计部定期检查预算执行情