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秘书实训指导模块三：会议组织与服务
（一）实训目标
通过训练，熟悉会前的筹划准备工作，掌握会议方案的制作以及会议文书的拟写；了解会议中秘书人员的服务内容，掌握会场内外的服务技巧，学会协助领导掌握会议信息，对会议实施有效指挥和控制，培养会务服务的能力；掌握会后文件的整理与会场的清理，具备会后落实与信息反馈的技巧。
（二）知识点
会议方案制作的主要内容。
会前的各项筹备工作。
会场的布置。
会务服务及会间的生活服务。
会后资料的整理及信息反馈。
（三）实训内容
撰制会议方案。
准备会议的文件及布置会场。
会间的各项服务工作（接待、签到、指引、会议记录等）。
会场的清理及文件的归档。
实训项目六：会前的准备工作
拟设职业情景，按要求完成会议方案并拟写会议通知。
职业情景：
天地公司将在4月15日召开客户咨询联宜会，由秘书小陈作为这次会议的筹备负责人，接到这个任务这后，小陈有些不知所措，应该先准备什么呢？会议应该如何召开呢？小陈陷入苦恼中。
如果你是小陈，应如何完成任务呢？
实训条件
本项目可选择秘书综合技能实训室、会务实训室进行。
实训方式与手段
可采取分组讨论的方式完成工作任务。
实训要求与标准
分组讨论，每组5人，共同完成实训任务；
根据职业场景，撰写会议方案，注意方案的可操作性；
拟写带回执的会议通知书；
列出会议前期准备的文件与工作事项。
实训考核方法
会议方案占30分，根据会议方案的可操作性、完整性灼情给分；
会议通知占30分，根据会议通知内容的完整性、格式的正确性、回执单是否准确灼情给分；
会议准备资料与注意事项占30分；
团队协作能力占10分。
实训项目七：会场的布置
通过实训，了解会场布置的基本要求，掌握会场布置的基本方法，能够根据会议的性质、规格、规模的因素设置主席台、排列座位、装饰会场。
职业情景：
广东外语艺术职业学院要在下周一下午2点召开全院教职工表彰大会，对上学年优秀教师、优秀党员进行表彰，要求全体教师参加，届时院领导也会全部出席，要求分小组模拟会议的准备情况。具体要求：（1）撰写会议通知；（2）布置会场（用图表示）（3）设计座位表（包括主席台的座次安排）（4）介绍会场的布置及需要准备或检查的事项。
实训条件
本项目可选择秘书综合技能实训室、会务实训室进行。
实训方式与手段
可采取分组讨论的方式完成工作任务。
实训要求与标准
分组讨论，每组5人，共同完成实训任务；
完成工作任务后，每小组由1位代表介绍会场布置情况；
实训完成后，所有文件归档；
实训考核方法
会议通知占20分，根据会议通知内容的完整性、格式的正确性灼情给分；
会场布置占30分，根据会场布置是否合理，是否符合会议气氛灼情给分；
座位表设计占20分，根据座位安排方法是否准确，主席台座次安排是否符合礼仪规范，灼情给分；
小组成员介绍会场布置占20分；
团队协作能力占10分。
实训项目八：会中服务
拟设职业情景，完成以下工作任务：
职业情景
滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代销，薄利多销为该公司的一大特色。
该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本，各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。
适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。
在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。
由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。
事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效
果。
要求：1.模拟演示做好会议开始前的签到工作。
模拟演示会间奉送茶水。
模拟演示会议记录。
模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。
针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：(1)与会者偏离议程；
与会者沉默，没有气氛；
会议拖沓，议而未决。
实训条件
会务实训室进行。
实训方式与手段
可采取分组讨论、模拟的方式进行，每小组
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