2024年档案管理制度.docxVIP

2024年档案管理制度

第一章总则

为加强组织内部档案管理，确保档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案管理制度。档案是记录组织历史、运作及职工个人信息的重要文件，是进行决策、管理及研究的重要依据。为此，本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅及转递等各项工作，提升档案管理的科学化、规范化和现代化水平。

第二章适用范围

本制度适用于组织内所有档案的管理工作，包括但不限于员工人事档案、财务档案、项目档案、合同档案及其他重要文件。所有部门及员工均需遵循本制度，确保档案管理工作的有效实施。

第三章管理规范

3.1档案的收集与归档

1.收集内容：各部门应及时收集与其工作相关的档案材料，包括员工登记表、个人简历、考核材料、证书复印件、奖惩材料、劳动合同及其他审批材料。

3.归档流程：档案材料应在完成后一个月内及时归档，归档后由档案管理责任人进行审核和确认。

3.2档案的保管

1.保管责任：档案由综合服务部专人负责，确保档案的安全存储。

2.存储要求：档案应存放在专用档案柜中，采取防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的完整性。

3.编号与登记：所有档案均需逐一编号并登记，定期（至少每年一次）检查核对，确保档案的完整和安全。

3.3档案的查阅与借用

1.查阅申请：员工或外部单位查阅档案需提前向综合服务部提出申请，填写查阅申请表，并经相关主管审批。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准，并在借用记录中详细注明借用时间、目的及归还日期。

3.查阅规范：查阅档案时应遵循必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换等行为。

3.4档案的转递

1.转递程序：档案转递必须由综合服务部负责，转递时需填写转递通知单，确保档案的安全流转。

2.密封要求：转递档案应进行密封，禁止个人携带，确保档案不被外泄和损坏。

3.核对回执：对转进的档案，接收部门应及时核对无误，并填写回执，确保档案转递的准确无误。

第四章执行流程

4.1档案管理责任分工

1.综合服务部：负责组织内所有档案的管理工作，制定和实施档案管理计划，确保档案管理制度的落实。

2.各部门：各部门负责人需对本部门档案管理工作负责，确保档案的收集、整理与归档符合规定。

3.档案管理人员：负责具体的档案收集、整理、保管、查阅及转递工作，定期对档案进行维护和更新。

4.2记录与反馈流程

1.记录要求：所有档案的收集、查阅、借用及转递均需有详细记录，确保可追溯性。

2.定期反馈：各部门需定期（至少每季度一次）向综合服务部反馈档案管理工作中的问题与建议，以便于持续改进。

第五章监督机制

5.1监督管理

1.监督职责：综合服务部负责对档案管理工作的监督与检查，确保制度的落实和执行。

2.定期检查：每年进行一次全面的档案管理检查，发现问题及时整改，并形成书面报告。

5.2评估与改进

1.评估标准：根据档案管理的实际情况和效果进行评估，包括档案的完整性、安全性和可用性等方面。

2.改进措施：针对评估中发现的问题，制定相应的改进措施，确保档案管理工作持续优化。

第六章附则

1.解释权：本制度的解释权归综合服务部。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，原有相关档案管理制度同时废止。

3.修订流程：本制度如需修订，需经过综合服务部审核，并报执行总裁批准后方可实施。

本档案管理制度旨在明确各项档案管理工作的要求与流程，以确保档案安全、高效、有序地进行管理。通过制度的实施，我们希望能够提升档案管理的水平，并为组织的决策与发展提供有力支持。