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煤矿档案管理制度

第一章总则

为加强煤矿企业档案管理，保障档案信息的安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。煤矿档案是记录煤矿生产、管理、技术等各类信息的重要文件材料，是煤矿安全管理、生产决策、技术改进的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于煤矿企业内部各类档案的管理工作，包括但不限于：生产档案、安全管理档案、设备维护档案、员工档案、环境保护档案等。所有相关部门及人员均需遵守本制度。

第三章档案管理的任务

煤矿档案管理的主要任务包括：

1.档案收集：及时收集与煤矿生产、管理相关的各类文件、记录和资料。

2.档案整理：对收集的档案进行分类、整理，确保档案的系统性和规范性。

3.档案保管：确保档案的安全存储，防止档案损坏、丢失。

4.档案查阅与利用：为生产、管理和技术决策提供依据，保障档案信息的有效利用。

5.档案的转递与借用：规范档案的转递与借用流程，确保档案的完整性和安全性。

第四章档案的收集和归档

1.收集范围：档案材料的收集包括但不限于以下内容：

-生产记录（如：日产量记录、事故记录等）

-安全管理文件（如：安全检查报告、安全培训记录等）

-设备维护记录（如：设备检修记录、故障处理记录等）

-员工档案（如：入职登记表、考核材料等）

-环境保护资料（如：环境监测报告等）

2.归档流程：

-各部门应在每月结束后，将当月的相关档案材料整理、归档。

-归档材料需附有归档清单，清单内容需包括档案名称、归档日期、责任人等信息。

-归档材料应确保字迹工整、内容完整，由专人负责审核和确认。

第五章档案的保管

1.档案存储：

-所有档案应存放在专门的档案室内，档案室应具备防火、防潮、防盗等安全措施。

-档案分为纸质档案和电子档案，纸质档案应使用档案盒存放，电子档案应备份至安全服务器。

2.档案编号与登记：

-每份档案应进行编号，并在档案管理系统中登记，确保档案可追溯。

-每年对档案进行一次全面的检查和核对，确保档案的完整性和准确性。

3.档案交接：

-档案的交接需填写交接清单，由交接双方签字确认，确保档案责任明确。

第六章档案的查阅与借用

1.查阅申请：

-需要查阅档案的人员应向档案管理部门提出书面申请，说明查阅目的。

-档案管理部门在核实申请后，方可同意查阅。

2.借用规定：

-档案原则上不外借，特殊情况下需外借的，须经煤矿负责人审批。

-借用档案的人员需填写借用登记表，并在规定时间内归还。

3.查阅与借用注意事项：

-查阅档案时应保持档案的完整性，严禁对档案进行涂改、圈划或撕毁。

-借用档案后，需在归还时进行全面检查，确保档案状态良好。

第七章档案的转递

1.转递流程：

-档案转递时，需填写档案转递通知单，说明转递原因及接收人信息。

-转递的档案应进行密封，禁止个人携带。

2.转递记录：

-档案管理部门应建立档案转递记录，记录转递时间、转递人和接收人等信息。

-对于转进的档案，应及时核对无误，并办理接收确认。

第八章监督机制

1.监督责任：

-成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保制度的落实。

2.记录与反馈：

-档案管理部门应定期向管理层汇报档案管理工作情况，提出改善建议。

-对于发现的问题，及时进行整改，并记录整改情况。

3.评估与改进：

-每年对档案管理工作进行全面评估，根据评估结果对制度进行必要的修订和改进。

附则

1.解释权：

-本制度由煤矿档案管理部门负责解释。

2.实施日期：

-本制度自发布之日起正式实施。

3.修订流程：

-本制度如需修订，应由档案管理部门提出修订建议，经管理层审核后方可实施。

通过制定和实施本《煤矿档案管理制度》，旨在提升煤矿企业的档案管理水平，确保档案信息的安全性与有效利用，为煤矿的安全生产、管理决策提供可靠依据。