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工作证及门禁卡管理制度

第一章总则

为加强公司对员工工作证及门禁卡的管理，确保公司财产及员工人身安全，制定本制度。工作证及门禁卡是员工进入公司及相关区域的凭证，是维护公司安全的重要工具。通过规范工作证及门禁卡的发放、使用、管理和回收等流程，保障公司正常运营及员工的合法权益。

第二章目标

本制度旨在：

1.明确工作证及门禁卡的管理规范，确保发放、使用的合规性。

2.保障公司资产及信息安全，有效防范外来人员的不当进入。

3.规范员工行为，提升员工安全意识，增强公司整体安全管理水平。

第三章适用范围

本制度适用于公司全体员工、临时工、实习生及其他需要进入公司区域的人员。所有涉及工作证及门禁卡的管理、使用、审批、回收等相关活动均应遵循本制度。

第四章管理规范

第四节证件的申请与发放

1.申请流程

-新员工在入职前由人事部统一收集申请材料，包括身份证复印件、近期照片等。

-相关部门负责人需对新员工的工作性质、岗位职责进行审核，确认其需办理工作证及门禁卡。

2.发放流程

-人事部负责向合格员工发放工作证及门禁卡，并进行信息登记。

-工作证及门禁卡的发放需填写《工作证及门禁卡发放登记表》，并由发放人和领证人签字确认。

第五节证件的使用

1.使用规定

-工作证及门禁卡仅限于本人使用，严禁借用、转让他人。

-员工在公司区域内必须佩戴工作证，门禁卡应随身携带，确保随时出示。

2.门禁管理

-各部门应指定专人负责门禁卡的使用情况，发现异常情况需及时报告。

-门禁系统应定期检查，确保其正常运作。

第六节证件的遗失与补办

1.遗失报告

-员工如发现工作证或门禁卡遗失，应立即向人事部报告，并填写《工作证及门禁卡遗失报告表》。

-人事部应在接到报告后，迅速对遗失情况进行调查，并采取相应措施。

2.补办流程

-经调查确认遗失后，员工可申请补办。在补办前，需先进行挂失，避免造成不必要的安全隐患。

-补办工作证或门禁卡需重新提交相关申请材料，并由人事部审核后重新发放。

第五章证件的回收

第七节证件的回收条件

1.离职员工

-离职员工在离职手续办理完成后，须将工作证及门禁卡交还至人事部。

-人事部应对退还的工作证及门禁卡进行登记，并及时进行回收处理。

2.员工调动

-内部调动的员工应在调动前将原部门的工作证及门禁卡交还，调动后由新部门重新发放。

第八节证件的注销

1.注销流程

-对于已回收的工作证及门禁卡，人事部需在系统中进行注销处理，防止他人使用。

-注销后，工作证及门禁卡应妥善销毁，避免信息泄露。

第六章监督机制

第九节监督与检查

1.定期检查

-人事部及安保部门应定期对工作证及门禁卡的使用情况进行检查，确保合规性。

-每半年对门禁系统的使用情况、工作证及门禁卡的发放和回收情况进行审计。

2.异常处理

-对于发现的违规使用、遗失等情况，及时进行调查处理，并按照公司相关规章制度给予相应处分。

第十节记录与反馈

1.记录档案

-人事部需建立工作证及门禁卡的管理档案，包括申请、发放、回收及注销等记录，确保信息的可追溯性。

-所有记录应保存至少三年，以备后期查阅和审计。

2.反馈机制

-员工对工作证及门禁卡的管理制度可提出建议和意见，人事部应定期收集反馈并进行分析。

-根据实际情况对本制度进行调整和改进，确保其适用性和时效性。

第七章附则

1.解释权

-本制度由人事部负责解释，所有与本制度相关的事项应遵循本制度的规定。

2.生效日期

-本制度自发布之日起生效，所有员工应遵守执行。

3.修订流程

-本制度如需修订，需由人事部提出修订方案，并经公司管理层批准后方可实施。

通过以上制度的建立和实施，能够有效维护公司安全，确保员工在安全的环境中工作。同时，提高了员工对安全管理的认知，形成良好的安全文化。希望全体员工积极配合，共同维护公司安全。