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学校会计档案管理办法

第一章总则

第一条为加强学校会计档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华

人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中

华人民共和国财政部国家档案局令第79号）《高等学校档案管理办法》

（教育部国家档案局令27号）等有关法律和行政法规,结合本校实际，制

定本办法。

第二条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收

或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表

等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的

电子会计档案。

第三条学校档案室和财务处对全校会计档案工作实行监督和指导，并

分别归口管理会计档案。

（1）学校档案室负责会计档案的总体指导、监督和检查，以及会计

档案移交后的保管、利用、鉴定和销毁等工作。

（2）财务处负责会计档案向学校档案室归档移交前的日常管理,包

括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、查询（移交校档案室

前）、移交工作。

第四条学校档案室和财务处应建立健全会计档案的内部控制制度，并

采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

积极利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段,推进会计档案管理

信息化建设。

第五条财务处专设会计档案室，专人专岗负责会计档案管理工作。出

纳人员不得兼管会计档案。

第二章会计档案内容

第六条学校会计档案是学校全部档案的重要组成部分，反映了学校财

务管理、会计活动的全过程。具体包括：

（一）纸质档案

1、会计凭证：包括原始凭证，记账凭证。

2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。

3、财务报告：包括月度、年度财务会计报告（含部门决算报表、附表、

附注、文字说明及其他财务会计报告）。

4、其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报

表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档

案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

（二）电子档案

学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料，同时满足下列条件的，

可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

1、形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传

输。

2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资

料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报

表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，

符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸

质会计档案的检索关系。

4、采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

5、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和

人为破坏的影响。

6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存

价值的会计档案。

第七条满足本办法第六条规定条件，学校从外部接收的其他电子会计

资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以

电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章会计档案日常管理

第八条会计档案日常管理工作内容包括：会计档案的收集、整理、分

类、装订、立卷、保管、移交、查询、鉴定和销毁。

第九条财务处应建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各

类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会

计档案的完整、及时、规范。

第十条会计档案的装订

（一）为防止记账凭证散乱和遗失，会计档案管理人员每月应根据记

账凭证的数量定期（最长不得超过一个月）及时进行整理并装订成册。要

求每册厚薄基本均匀。厚度以3公分为宜，并装入会计档案盒，做到整齐

美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全,审核人员、复核人

员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

（二）对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、

确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页

按顺序逐一编号，封面须用黑色签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔，并

加盖部门公章和财务处负责人或会计档案管理人员的签章。