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项目监理部资料管理制度

第一章总则

为确保项目监理部在项目实施过程中资料的规范管理，提高资料的收集、整理、存档、查阅、使用的效率，保障资料的安全性和有效性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本资料管理制度。

第一条目的

本制度旨在明确项目监理部资料管理的基本原则、流程和职责，确保项目资料的完整性、真实性、有效性和可追溯性，为项目决策、执行和评估提供可靠依据。

第二条适用范围

本制度适用于项目监理部在项目监理过程中所产生的所有资料，包括但不限于合同文件、项目计划、会议记录、监理日志、质量检查记录、变更通知、验收报告等。

第三条法律依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》、《建筑法》、《工程监理规定》、《档案法》等国家法律法规制定。

第二章资料管理规范

第四条资料分类

项目监理部的资料应按以下分类进行管理：

1.合同资料：包括合同文本及其附件、补充协议、变更协议等。

2.计划资料：包括项目实施计划、进度计划、资源计划等。

3.会议资料：包括会议通知、会议纪要、决议等。

4.监理日志：包括每日监理日志、质量检查记录、施工日志等。

5.验收资料：包括验收申请、验收报告、验收意见等。

第五条资料收集与整理

1.资料收集：各监理人员在项目实施过程中，应及时收集与本职工作相关的资料，确保资料的完整性和及时性。

2.资料整理：收集到的资料应按照类别、时间进行整理，确保资料条理清晰，便于查阅。

第六条资料存档

1.存档要求：所有资料应在项目完成后进行整理，按照分类进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.存档方式：资料可采用纸质档案和电子档案两种方式存档。纸质档案需存入专用档案柜，电子档案须上传至专用档案管理系统。

3.存档期限：项目资料的存档期限应符合国家法规及行业标准，一般为项目完成后保存5年，特殊情况可延长。

第三章资料使用与查阅

第七条资料使用

2.使用记录：使用资料的人员应填写资料使用登记表，记录使用时间、使用目的及归还情况。

第八条资料查阅

1.查阅申请：需查阅资料的人员应提前向资料管理员提出书面申请，说明查阅目的及时间。

2.查阅规定：查阅资料时应遵循必威体育官网网址制度，严禁对资料进行涂改、圈划、拆换。查阅后应及时归还，并填写查阅登记表。

第四章资料的保管与安全

第九条资料保管

1.保管责任：资料管理员负责资料的保管与管理，确保资料的安全和完整。

2.保管措施：纸质资料应存放在专用档案柜内，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。电子资料应定期备份，确保数据安全。

第十条安全管理

1.权限控制：资料管理系统应设置权限管理，确保只有授权人员才能访问重要资料。

2.定期检查：定期对存放资料的环境进行检查，确保资料存放环境符合要求，防止损坏。

第五章监督机制

第十一条监督责任

项目监理部应设立专门的监督小组，负责对资料管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。

第十二条监督内容

监督小组应定期检查资料的收集、整理、存档、使用、查阅等情况，发现问题及时整改，并向部门负责人反馈。

第十三条评估机制

1.评估周期：每年对资料管理制度的执行情况进行一次全面评估。

2.评估内容：评估内容包括资料管理的规范性、资料的完整性、资料的安全性以及制度的适用性等。

第六章附则

第十四条制度解释

本制度由项目监理部负责解释，未尽事宜由项目监理部另行制定相关实施细则。

第十五条生效日期

本制度自发布之日起实施，所有项目监理人员应遵守执行。

第十六条修订流程

如需修订本制度，须由项目监理部提出修订方案，经部门负责人审核后报公司管理层审批。

以上是项目监理部资料管理制度的完整内容，旨在为项目监理部提供一套科学、合理、可操作的资料管理机制，确保项目在实施过程中资料的规范管理，为项目的成功实施提供保障。