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业务招待费管理制度

1.引言

1.1目的

本制度的目的在于确保公司内部的业务招待费用的使用、管理、

审批和报销等方面的规范性、合法性、透明性，以满足公司业务

需要、维护声誉，同时控制费用开支。

1.2适用范围

本制度适用于公司内部的各个部门和员工，在业务招待费的相关

操作中必须遵守本制度。

2.业务招待费定义

2.1业务招待费

业务招待费是指公司为了促进业务合作、维护客户关系、开拓市

场或达成商业目标，而发生的用于招待客户、合作伙伴、供应商、

员工等相关人员的费用，包括但不限于餐饮、娱乐、差旅、礼品、

差旅等开支。

2.2业务招待

业务招待是指公司举办的各种活动，如商务午宴、客户会议、展

会参观、研讨会等，旨在促进业务合作、信息交流、合作伙伴关

系等。

3.业务招待费的管理标准

3.1合法性与合规性

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3.1.1业务招待费用必须符合国家和地区的法律法规，以及公司

内部的政策和规定。

3.1.2业务招待必须与公司的业务相关，有明确的业务目的和合

作意义。

3.2合理性与节约性

3.2.1业务招待费用必须合理、节约，并与招待的对象、场合、

目的相匹配。

3.2.2业务招待费用应遵循成本控制原则，不得浪费资源。

3.3透明性与记录

3.3.1业务招待费用必须记录清晰，包括费用发生的日期、对象、

目的、地点、金额等。

3.3.2所有相关文件和记录必须妥善保存，并按照公司规定的期

限进行归档。

4.业务招待费的申请和批准流程

4.1申请

4.1.1业务招待费用必须提前申请，明确招待的对象、时间、地

点、预计费用等信息。

4.1.2申请人应填写《业务招待费用申请表》，并附上必要的支持

文件，如邀请函、预订单等。

4.2审批

4.2.1业务招待费用的审批应按照公司内部的审批流程进行，由

部门经理或相关主管负责审批。

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4.2.2审批人员应对申请的合法性、合规性、合理性进行评估，

并确保招待活动与公司的业务相关。

4.3执行

4.3.1一旦获得批准，申请人可以执行业务招待活动，但必须严

格按照批准的预算和计划执行。

4.3.2在执行招待活动时，申请人应妥善保管相关费用凭证，以

备报销。

5.业务招待费的报销流程

5.1报销申请

5.1.1完成招待活动后，申请人必须按照公司的报销流程提交费

用报销申请。

5.1.2报销申请包括费用明细、相关发票、收据和支持文件，以

及招待活动的总结报告。

5.2审批

5.2.1财务部门或相关审批人员负责审核报销申请，确保费用的

合法性和合规性。

5.2.2报销申请应在规定的时间内得到批准或驳回，审批人员应

对费用是否符合政策和法规进行认真核查。

5.3报销付款

5.3.1一旦报销申请获得批准，财务部门应及时进行费用支付，

并确保支付记录的准确性。

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5.3.2报销付款应按照公司的支付政策和流程进行，避免滞后或

错误。

6.业务招待费的记录与报告

6.1记录

6.1.1申请人应及时记录和保存业务招待活动的相关信息，包括

费用明细、参与人员名单、招待对象的反馈等。

6.1.2记录应按照公司规定的要求进行归档和保存，以备将来的

审计和报告。

6.2报告

6.2.1公司应定期生成业务招待费用的报告，汇总费用支出、招

待对象、目的等信息，并提交给高层管理层。

6.2.2报告应具有透明性，展示费用的合法性、合规性和合理性，

以便高层管理层的决策参考。

7.业务招待费的违规处理

7.1违规行为

7.1.1任何违反本制度和相关法规的业务招待费用行为都将受到

公司纪律处分，并可能面临法律责任。

7.1.2违规行为包括但不限于虚假报销、滥用业务招待费、超标

准招待、未经审批招待等。

7.2报告

7.2.1员工应主动报告任何他们发现的可能的业务招待费用违规

行为，公司将提供举报渠道以保护举报者的权益。

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8.监督和审查

8.1审查

8.1.1公司应定期对业务招待费用管理制度进行审查和监督，以

确保其有效性和合规性。

8.1.2审查的结果应形成书面报告，并报告给高层管理层。

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