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行政接待事务管理

自从有了人类社会，就有了“接待”这种用于人们互相联系和交往的最普通的方式.广义

的接待，指在人们的社会生活中发生的各种迎来送往现象。随着社会的变迁，接待行为也日

益被细化.根据接待主体的不同,可分为公务接待,商务几代以及民间接待等类别；根据重要程

度可分为重要接待以及一般接待……虽然接待在目的、手段、规范和层次上有很大的不同，

但是其本质都是为了协调人际关系。企业的接待工作，指运用一定的接待设施和礼仪服务，

来满足接待客体的精神及物质需求，协调主客体间的关系,从而实现企业经营发展的目标。

在企业中，具体负责实施接待行为的主要部门就是行政部。

本章内容明确了前台接待的岗位职责：列出了前台接待人员所必须具备的基本条件：又将

企业的行政接待工作细分为前台接待、日常接待及重要接待三种类别。前台接待管理部分详

细阐述了前台接待的工作规范和前台接待的电话礼仪规范；日常接待管理部分主要介绍了客

服接待办法、参观接待办法和接待费用管理办法；重要接待部分则主要介绍了媒体接待办法、

主管部门接待办法和涉外接待办法。这三个部分间既相互独立，又相辅相成，共同构成了一

个完善的接待体系，在企业与外界的沟通和接洽工作中，发挥着重要的作用。本章内容还将

前台接待、日常接待和重要接待的过程分别流程化,以简洁的流程图的方式使读者对其内容

一目了然。最后,本章还为读者提供了《来访登记表》、《函件签收(寄送）登记表》、《来电记

录表》、《员工外出登记表》、《客户来访接待记录表》、《接待申请表》、《接待费用申请表》、

《月度接待情况汇总分析表》、《贵宾接待申请表》、《贵宾接待通知表》、《贵宾接待汇报表》

等实用的工具表单，便于工作中随时阅读参考。

前台接待岗位职责及任职条件

前台接待直接归属于行政部，其具体的工作内容主要包括来电接收和转发、日常访客接待、

来往函件的收发等。它是公司形象的代言人.在市场经济的条件下，前台接待在履行企业与

外界的公关职能、实现企业内外部之间的信息沟通和交流等方面，均发挥着重要的桥梁作用.

前台接待岗位职责

前台接待的直接上级是行政经理，负责企业的前台接待工作.其岗位职责为以下几点：

职责1:：负责来宾的登记、接待和引见。

职责2：负责电话与函件的接收转发，以及工作信息的记录、整理与建档。

职责3：负责分发公司文件与通知，做好分发记录并及时归档.

职责4：协助行政主管进行通讯录等办公文件的制作、打复印工作。

职责5:严格执行公司考勤制度，负责监督打卡并做好考勤汇总和员工外出登记工作。

职责6：负责帮助出差人员预定机票、火车票及客房等.

职责7：负责前台办公用品及办公设备的清洁保养，及前台区域的日常维护工作。

职责8：负责接收，反馈,并协助行政主管及时处理工作中出现的各种问题。

前台接待岗位任职条件

一般情况下，前台接待以22～28周岁的女性为主。其具体的任职条件一般包括以下几个

方面：

条件1：具备文秘、中文、公共关系学等相关专业大专以上学历。

条件2：接受过文秘知识、公共关系知识等方面的培训，有一定的接待经验。

条件3：具备良好的表达能力，领悟能力强,善于学习。

条件4：具备良好的组织协调能力，接受能力强。

条件5：具有一定的策划、创新能力。

条件6：能够熟悉的操作使用各类办公软件。

条件7：工作态度积极、热情，性格沉稳，遇事冷静，应变力强。

条件8：知识面广，了解旅游、公关、风俗习惯、宗教等多方面的知识。

条件9：有良好的心态和团队意识，谦虚有礼。

条件10：形象气质良好,能够承受较强的工作压力。

条件11：身体素质良好，举止端庄，语言文明。

特别提示

前台接待的形象直接影响着公司的形象,因此，保持自身仪表及言行举止的职业化是前台接

待人员必备的素质。日常工作中，前台接待人员除应遵循一些基本的礼仪规范外，还应注意

一些礼仪方面的小细节：

（1）出入无人控制的电梯时，应先进后出，控制好开关按钮，确保客人安全进电

梯。因个别客人动作缓慢影响他人时,切忌大声呼叫，应用电梯的唤铃功能适当提醒客人。

（2)为客人指导方向时，切忌直接用一根手指指示。正确的方法应该是将拇指以外的

四指合拢，伸出手掌用指尖所指的方向示意.

(3）引领访客时，应在客人的右侧行走。

(4)上楼梯时，应让长者、女士先行；下楼梯时,则应走在最前面.

（5）使用手势时，手势的幅