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项目部公章使用管理制度

第一章总则

为规范项目部公章的使用，确保公章的安全性和合法性，防止公章的滥用和失控，根据国家法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。公章是公司法人身份的象征，是公司对外签署合同、协议及其他法律文件的重要凭证，合理有效地管理公章使用是保护公司合法权益的重要措施。

第二章适用范围

本制度适用于项目部内所有涉及公章使用的部门和人员，包括但不限于项目经理、商务人员和行政管理人员等。所有项目部成员在使用公章时，必须遵循本制度的相关规定。

第三章管理规范

3.1公章的种类

项目部使用的公章主要包括：

-法人章：用于公司法律文件的签署。

-财务章：用于财务相关文件的签署。

-项目专用章：用于项目相关的合同、协议和其他文件的签署。

3.2公章的保管

公章应由项目部指定专人负责保管，保管人应符合以下要求：

-具备一定的管理能力与职业道德。

-持有公章使用的相关培训记录。

公章的保管地点应符合以下条件：

-设有专用的保险柜，确保公章的安全。

-有防火、防盗、防潮等安全措施。

3.3公章的使用审批

公章的使用必须经过严格的审批流程，具体为：

-使用公章前，相关人员需填写《公章使用申请表》，并附上相关文件副本。

-申请表需获得项目经理或部门负责人的签字批准。

-财务章的使用需经财务部门审核。

3.4公章的使用记录

项目部应建立公章使用登记册，对每次公章的使用进行详细记录，包括：

-使用日期

-使用目的

-使用人姓名

-使用文件名称及数量

-相关审批记录

第四章操作流程

4.1公章申请流程

1.填写申请表：使用公章的人员需填写《公章使用申请表》，并准备好相关文件。

2.审批：申请表需获得项目经理或部门负责人的签字批准，并由财务部门审核（如使用财务章）。

3.登记：审批通过后，公章保管人进行公章使用登记，并在登记册中记录相关信息。

4.使用公章：公章使用后，确保相关文件的完整性和有效性，防止滥用。

4.2公章归还流程

1.填写归还单：使用公章后，使用人需填写《公章归还单》，说明使用情况。

2.审核归还：公章保管人需审核归还单及相关文件，确认无误后方可归还公章。

3.登记归还：归还后，公章保管人需在登记册中记录归还信息，确保档案完整。

第五章监督机制

5.1监督责任

项目部对公章的使用进行定期检查，确保制度的有效执行。监督责任由项目经理和行政管理人员共同承担。

5.2违规处理

如发现公章使用不当或违规行为，将根据公司的相关规定进行处理，情节严重者将追究其法律责任。

5.3定期评估

项目部每年应对公章使用管理制度进行评估和修订，确保制度的时效性和可操作性。

第六章附则

1.解释权：本制度由项目部负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

第七章总结

项目部公章使用管理制度旨在规范公章的使用，确保公章的安全性和合法性，避免因公章滥用带来的法律和经济风险。通过明确的管理规范、操作流程和监督机制，确保每一位项目部成员在使用公章时都能遵循相应的规定，为项目的顺利开展提供保障。希望各位同事能够认真学习并严格执行本制度，共同维护公司的合法权益。