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信息系统建设项目

沟通机制

二○二二年九月

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第一条编写目的

为了使******信息系统建设项目（以下简称**项目）各

项目标计划顺利实现，提高工作效率，确保各方及时处理厂

商之间的问题，方便总集、监理和用户方监督、督促进展情

况。

第二条适用范围

本制度使用范围依据《******项目招/投标文件》主要

为******建设项目各分包项目。

第三条沟通机制

1．不定期沟通:在项目实施过程中遇到的小问题、小疑

问实时与相关责任人进行沟通解决，沟通方式包括口头沟通、

电话沟通、邮件沟通、书面沟通、专题会等，目的在于及时

解决问题。

2.定期沟通：定期召开例会，协调项目进度、项目完成

质量、解决项目存在问题和其它有关事项。

2．定期汇报：以周报的形式，定期、按时同相关负责

人或者领导汇报，汇报内容包含前一阶段的工作总结、后一

阶段的工作安排以及需要协调解决的问题或事项。

3．重大问题报告:项目出现重大问题，要第一时间向

信息中心汇报，同时抄送总集和监理。重大问题报告内容包

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括：当前发现的问题，相关影响，建议的解决办法（动用什

么资源），问题紧迫性（必须什么时间内进行反馈）等等，

报告形式不固定。

第四条沟通渠道

1、微信群：发起方写明需要协调解决问题情况，业务

厂商配合解决问题，协商确定问题解决时间，总集和监理进

行跟进和督促。

微信群名称：****交流群

2、邮件：抄送用户、总集与监理，总集与监理进行跟

进和督促。

总集邮箱：

监理邮箱：

3、专题会：谁发起谁组织，发起人通知各方或者委托

监理方通知各方。

4、例会：用户方发起，监理方通知各方，按例会流程

召开。

4、联系单：填写《工作联系单》（附件1），发起方

发起，发给需要配合的厂商，抄送总集、监理、用户。

第五条各方职责

用户方：协调各厂商、相关科室、单位配合解决问题。

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总集方：协调统筹各项目建设，对各承建项目的技术和

质量进行把关，对进度进行监督；接受业主和监理单位的管

理和监督，确保按时完成项目建设目标。

监理方：全过程进行监理，协调各厂商之间的关系，督

促各方完成相关问题，跟进各方完成进度，检查各方完成情

况。

各厂商：完成项目建设目标，发起问题，配合其他厂商

解决涉及到自己项目的问题。

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附件1

工作联系单

工程名称：XXXXXX项目

致：

抄送：

事由：

内容：

1、

2、

3、

单位：

负责人：

日期：年月日

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