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采购应急处理预案

一、引言

在企业的运营过程中，采购环节是至关重要的一环。然而，由于各

种不可预见的因素，采购工作可能会面临突发状况，如供应商突然中

断供货、原材料价格大幅波动、自然灾害导致物流受阻等。为了有效

应对这些紧急情况，确保企业的正常生产和运营，制定一套完善的采

购应急处理预案是必不可少的。

二、应急处理预案的目标和原则

（一）目标

采购应急处理预案的主要目标是在采购环节出现突发状况时，能够

迅速采取有效的措施，最大程度地减少对企业生产、经营和服务的影

响，保障企业的利益和声誉。

（二）原则

1、快速响应原则：在紧急情况发生后，能够迅速启动应急预案，

采取果断措施，争取在最短时间内控制局面。

2、预防为主原则：加强对采购风险的预测和监控，提前做好防范

措施，降低紧急情况发生的可能性。

3、协调合作原则：在应急处理过程中，采购部门应与企业内部的

其他部门以及供应商、物流企业等外部单位密切合作，形成合力，共

同应对危机。

4、灵活应变原则：根据不同的紧急情况，灵活调整采购策略和措

施，确保应急预案的有效性。

三、应急处理的组织架构和职责分工

（一）应急处理领导小组

成立以采购部门负责人为组长，相关部门负责人为成员的应急处理

领导小组。其主要职责包括：全面负责采购应急处理工作的指挥和协

调；制定和调整应急处理方案；协调企业内部资源和外部合作单位；

及时向上级领导汇报应急处理工作进展情况。

（二）采购执行小组

由采购部门的业务骨干组成采购执行小组。其主要职责是：按照应

急处理领导小组的指示，具体执行采购应急任务；寻找替代供应商，

与供应商协商紧急供货事宜；跟踪采购订单的执行情况，确保物资按

时到位。

（三）后勤保障小组

由企业的财务、法务、物流等部门人员组成后勤保障小组。其主要

职责是：为采购应急处理工作提供资金支持、法律保障和物流服务；

协助采购部门处理与供应商的合同纠纷和索赔事宜。

四、可能出现的紧急情况及应对措施

（一）供应商突然中断供货

1、立即启动备用供应商：采购部门应提前建立备用供应商名单，

并在紧急情况下迅速与备用供应商取得联系，协商供货事宜。

2、与中断供货的供应商沟通：了解中断供货的原因，争取尽快恢

复供货。如果是供应商自身的问题，应要求其采取措施解决，并承担

相应的责任。

3、调整生产计划：根据物资供应情况，及时与生产部门沟通，调

整生产计划，优先保证重点产品的生产。

（二）原材料价格大幅波动

1、分析价格波动原因：采购部门应密切关注市场动态，及时了解

原材料价格波动的原因和趋势。

2、与供应商协商价格调整：如果价格上涨是由于市场因素导致的，

应与供应商协商适当调整采购价格；如果供应商恶意涨价，应考虑更

换供应商。

3、优化采购策略：在价格波动期间，可适当增加采购批量，降低

采购成本；或者采用套期保值等金融工具，规避价格风险。

（三）自然灾害导致物流受阻

1、及时了解物流情况：与物流企业保持密切联系，掌握物流受阻

的具体情况和预计恢复时间。

2、调整运输方式：如果原有的运输方式无法正常进行，应考虑采

用其他运输方式，如铁路运输、航空运输等，确保物资及时送达。

3、增加库存储备：在自然灾害频发的地区，适当增加物资的库存

储备，以应对物流受阻的情况。

（四）质量问题导致的紧急情况

1、立即停止使用问题物资：一旦发现采购的物资存在质量问题，

应立即通知相关部门停止使用，并对已使用的物资进行追溯和评估。

2、与供应商协商解决：要求供应商对质量问题负责，采取退货、

换货、赔偿等措施。

3、加强质量检验：在紧急情况下，加大对采购物资的质量检验力

度，确保后续采购的物资质量合格。

五、应急物资的储备和管理

（一）确定应急物资的种类和数量

根据企业的生产经营特点和可能出现的紧急情况，确定需要储备的

应急物资种类和数量。应急物资包括但不限于关键原材料、零部件、

常用办公用品等。

（二）建立应急物资储备库

设立专门的应急物资储备库，对储备物资进行分类存放和管理。储

备库应具备良好的通风、防潮、防火等条件，确保物资的安全和质量。

（三）定期盘点和更新应急物资