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基于信息技术的合同全生命周期管理实

践

摘要：合同管理贯穿企业经营活动，是企业经营管理中的重要组成部分。本

文结合实际案例，分析了合同管理中存在的问题，介绍了企业利用信息技术实现

合同全生命周期管理的实践经验，通过搭建合同签订及合同审批流程信息化平台，

对接企业ERP系统实现合同执行情况全过程自动跟踪，实现合同管理水平不断提

升，以期为同类型企业提供业务借鉴。

关键词：合同管理全生命周期信息化数据

一、合同管理中存在的现实问题

（一）合同模板内容未实现标准化

企业合同签订工作一般由公司管理层授权业务单位完成，而业务单位在签订

合同过程中，由于对财务、法律、技术等方面不够了解，在编制合同过程中经常

出现合同条款编制不规范、合同意思表述有误、重要条款缺项等情形。

（二）合同审批流程未实现信息化

企业的合同审批一般需经过业务部门、技术部门、财务部门、法律部门以及

主管领导审批通过，方可加盖公司公章生效后执行，然而由于审批流程尚停留在

手工处理阶段，存在审批流转效率慢，信息沟通不顺畅，审批项点不清晰等问题。

（三）合同档案管理未实现电子化

企业的档案管理停留在纸质阶段，通过手工登记合同台账辅助开展合同档案

管理，外部监督检查单位进行合同抽查时，企业需要通过合同台账查询合同原件

所处的位置，找到纸质档案后利用机器进行扫描，工作效率极低。

（四）合同执行跟踪未实现自动化

合同签订完毕开始执行，例如销售合同，当企业管理层想要获取合同执行进

度、到期时间、收款情况、应收余额等信息时，由于合同执行与合同签订未关联，

财务人员只能手工统计，一方面工作效率低，另一方面数据准确率低。

二、利用信息化手段搭建全生命合同管理模型

（一）实现合同签订及审批业务信息化

充分了解企业信息化基础，全面调研梳理合同业务全链条，以及管理层、职

能层、业务层对合同管理的需求，采集反馈意见，重塑业财流程，确定每个步骤

的具体操作、所需时间以及涉及的各项资源要素，识别目前管理现状下的瓶颈、

重复工作或低效环节，明确希望实现的目标及预期结果，消除冗余环节，重新设

计和优化业财流程，不断完善业务对象、业务过程及业务规则的数字化，提高数

据采集和处理的效率，减少人工录入，实现自动化操作，利用BPM业务流程管理

平台，将合同业务的业务对象、业务逻辑、业务规则以及业务结果等各种痕迹和

原始信息记录转变为数据，实现业务数据化，获取数据资源，打造合同业务数据

库（见图1）。

图1合同签订及审批业务信息化

（二）利用ERP系统跟踪合同执行过程

结合业务需求，识别涉及的业务流及其对应的数据需要和关联关系，打通

ERP系统与BPM系统之间的信息集成接口，实现持续性数据交换，业务日常处理

信息实现共享，根据BPM系统提供的购销合同信息（例如合同签订时间、产品名

称、数量、单价、金额、合同期限、收付款条件等），ERP系统执行销售订单/采

购订单、销售出库/采购入库,收款/付款等系列操作，实现合同全过程执行情况

数据信息化（见图2）

图2合同签订及审批业务信息化

（三）实现合同管理信息系统间互联互通

利用现有信息技术，确定业务场景,分析业务关系，实现数据串联，实现数

据集成、数据清洗、数据加工、数据展示，将数据像资产一样进行分类保管,根

据管理需求提供数据服务。企业现有的BPM流程管理平台可用于搭建合同业务数

字化流程，实现合同签订流程及合同审批流程数字化；ERP系统用于合同签订后

执行流程数字化，例如采购、生产、销售等业务操作等；BI系统可用于数据集成、

分析、预警及可视化展示。三个系统间互联互通，数据实时共享，BI系统可实时

提取BPM及ERP中合同签订及合同执行等信息。

1.BI与BPM数据互联。结合企业管理需求，可利用BI系统实现对BPM系统

中结构数据（例如合同签订日期、数量、单价、金额等）和非结构化数据（例如

合同图像资料）的集成及展示（见表1），建立企业合同管理电子台账，实现合

同数据的快读提取、查询及检索。

表1：合同管理电子台账

合合合合