物业公司设施设备档案管理制度.docx

《物业公司设施设备档案管理制度》

一、目的

本制度旨在规范物业公司设施设备档案的管理工作，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，为设施设备的维护、保养、维修、更新改造以及运行管理提供可靠的依据。

二、适用范围

本制度适用于物业公司所管理的所有物业项目内的设施设备档案管理，包括但不限于供配电系统、给排水系统、消防系统、电梯系统、暖通空调系统、智能化系统、房屋建筑本体等设施设备相关档案。

三、职责分工

（一）工程部

1.档案建立与收集

-负责设施设备档案的建立工作，从设施设备的选型、采购、安装调试开始，收集相关的技术资料和文件。

-在设施设备的使用过程中，持续收集维护保养记录、维修记录、运行数据、改造记录等资料。

2.档案整理与归档

-对收集到的档案资料进行分类、编号、整理和装订，确保档案资料的有序存放。

-根据档案的性质和重要性，确定合适的归档方式，将档案资料妥善归档保存。

3.档案查询与提供

-为公司内部各部门提供设施设备档案的查询服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。

-在设施设备的维修、改造、运行管理等工作中，参考档案资料，为工作决策提供技术支持。

4.档案更新与维护

-对设施设备档案进行定期更新，确保档案资料反映设施设备的必威体育精装版状态。

-检查档案资料的完整性和准确性，对损坏、缺失或不准确的档案进行修复和更正。

（二）行政部

1.档案保管环境保障

-负责提供设施设备档案保管的场所和设施，确保档案保管环境符合安全、防火、防潮、防虫、防尘、防盗等要求。

-定期检查档案保管环境，对发现的问题及时进行处理，保障档案的安全存放。

2.协助档案管理工作

-在工程部进行档案整理、归档、查询等工作时，提供必要的人力和物力支持。

-参与档案管理制度的制定和修订工作，从档案管理专业角度提出合理的建议和意见。

四、设施设备档案的分类

（一）基础资料档案

1.设备选型资料

-包括设施设备选型报告、选型论证会议纪要、设备选型技术参数对比表等。

-这些资料反映了设施设备选型的依据和过程，是了解设备选型合理性的重要依据。

2.采购合同与文件

-涵盖设施设备采购合同、招标文件、投标文件、设备清单、采购审批文件等。

-采购合同与文件明确了设备的采购价格、供货范围、质量要求、交货时间等重要信息。

3.安装调试资料

-有设施设备安装说明书、安装图纸、调试报告、验收报告、安装单位资质证明等。

-安装调试资料是设施设备安装和调试过程的记录，对于设备的后续维护和故障排查具有重要意义。

（二）运行管理档案

1.运行记录

-包含设施设备的日常运行参数记录，如温度、压力、流量、电压、电流等数据的记录表。

-运行记录可以反映设施设备的运行状态，通过对运行记录的分析，可以及时发现设备的潜在问题。

2.操作手册与规程

-包括设施设备的操作手册、操作规程、安全注意事项等文件。

-操作手册与规程是指导操作人员正确操作设施设备的重要依据，能够保障设备的安全运行。

3.值班与交接班记录

-有设施设备值班人员的值班记录、交接班记录，记录了设备运行情况、故障处理情况、工作交接事项等。

-值班与交接班记录有助于确保设备运行管理的连续性，防止因信息沟通不畅导致设备运行事故。

（三）维护保养档案

1.维护保养计划

-指设施设备的年度、季度、月度维护保养计划，明确了维护保养的内容、周期、责任人等信息。

-维护保养计划是保障设施设备正常运行的重要计划性文件，为维护保养工作提供了明确的指导。

2.维护保养记录

-涵盖设施设备每次维护保养的工作记录，包括保养日期、保养内容、更换零部件情况、保养人员签名等。

-维护保养记录是设施设备维护保养工作的实际执行情况记录，反映了设备的维护保养历史。

3.维修记录

-有设施设备的故障维修记录，包括故障发生时间、故障现象、故障原因分析、维修措施、维修费用、维修人员等信息。

-维修记录有助于分析设备的故障规律，为设备的预防性维护和维修策略调整提供依据。

（四）改造与更新档案

1.改造申请与审批文件

-包括设施设备改造的申请报告、改造方案、改造审批文件等。

-改造申请与审批文件记录了设施设备改造的必要性、改造方案的合理性以及审批过程。

2.改造实施记录

-涵盖设施设备改造过程中的施工记录、调试记录、验收记录等。

-改造实施记录是设施设备改造实施情况的记录，反映了改造后