档案利用工作的档案外借服务.pptx

档案利用工作的

档案外借服务

是将档案原件借出档案部门使用的一种利用方式；

档案外借服务

外借服务虽然是实际工作中常见的一种利用方式，但由于档案借出以后，各借阅部门或人员对档案的价值、保护方法认识不一，保管条件有限，往往容易给档案的完整与安全带来不利影响。

如工作需要外借时，必须依据严格的借阅制度办理借阅手续。

凡借阅的单位或个人，必须保证档案的完整与安全，不得擅自拆散或变更次序，不得转借、转抄、损坏、遗失、自行摄影、复印，并且必须按期归还。

档案一般不宜外借

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内部借阅

即在本单位内部借阅；

外部借阅

即把档案借出本单位使用。

档案外借有两种情况

内部借阅

档案室可以将档案原件“外借”给本单位的有关部门使用，如认为确有必要，档案室还可采用“送件上门”的主动服务方式。

建立规范的借阅制度

借阅登记制度

档案部门应做好外借档案的登记工作，监督档案用户填写清楚档案借阅登记表，目的在于掌握档案用户借阅档案的情况，了解外借档案的去向，控制档案归还时间，明确借阅使用的责任。

代卷卡制度

即将每一个案卷设一个代卷卡，平时置于案卷的封底里页，当该案卷借出以后就将代卷卡插在案卷原来的位置，既可了解档案的去向，便于管理，也可以凭代卷卡催还。

建立规范的借阅制度

借阅审批制度

对于某些重要的或有一定机密的档案材料，外借必须经有关领导或主管部门审查批准。

借阅审批制度应该具体规定需审批档案的范围、内容种类、审批权限和程序、违规处罚等内容。

催还和续借制度

为了提高档案的利用率，对于那些在利用者手中已经超过期限的档案，要按照制度进行催还。

利用者如确需再借，要到档案部门办理续借手续。

实行档案的催还制度和续借制度，有助于档案利用工作的正常开展，更好地发挥档案的作用。

档案部门更应该加强管理和控制，利用者须持单位介绍信及本人身份证明，明确提出借阅档案的目的、内容、数量、使用范围、使用时间，在本单位领导人批准后，方可借阅。

档案外部借阅

档案馆的档案一般是不借出馆外利用的，只有当档案用户，特别是党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据的特殊情况下，才可将档案原件借出档案馆外使用。

外借的时间不宜过长，要履行严格的交接手续，控制外借数量，填制代卷卡，归还时认真清点、仔细核对，如果发现档案被污损、撕破、抽换等，则应及时向有关领导或主管部门汇报，以求妥善处理。

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