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《物业管理公司物业行政办公设备管理规定》
一、总则
1.目的
本规定旨在规范物业管理公司行政办公设备的采购、使用、维护、报废等管理流程,确保办公设备正常运行,提高办公效率,降低办公成本。
2.适用范围
本规定适用于物业管理公司内部所有行政办公设备,包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、电话机、办公桌椅、文件柜、空调等。
二、职责分工
1.行政部门
(1)负责制定和完善办公设备管理规定,并监督执行。
(2)统筹办公设备的采购、调配、维修、报废等管理工作。
(3)建立办公设备台账,记录设备的基本信息、使用情况、维修历史等。
(4)组织办公设备操作培训,提高员工使用技能。
2.财务部门
(1)负责审核办公设备采购预算,确保费用支出符合公司财务制度。
(2)核算办公设备的折旧费用,参与设备报废的财务审核。
3.使用部门
(1)负责本部门办公设备的日常使用和保管,确保设备正常运行。
(2)及时向行政部门报告设备故障和维修需求。
(3)配合行政部门进行设备的调配、盘点等工作。
三、办公设备采购
1.需求提出
(1)使用部门根据工作需要,填写《办公设备采购申请表》,详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途、预算金额等信息。
(2)申请表需经部门负责人审核签字后,提交给行政部门。
2.采购审批
(1)行政部门对采购申请进行审核,评估设备需求的合理性。
(2)根据公司采购审批权限,金额较小的采购由行政部门负责人审批;金额较大的采购需提交给公司领导审批。
3.采购实施
(1)行政部门根据审批通过的采购申请,选择合适的供应商进行采购。采购方式包括询价、招标、集中采购等,确保采购过程公开、公平、公正。
(2)采购合同签订前,需由行政部门和法务部门(如有)对合同条款进行审核,确保合同合法有效,保障公司权益。
4.设备验收
(1)办公设备到货后,行政部门组织使用部门和相关技术人员进行验收。
(2)验收内容包括设备的外观、数量、型号、规格、配置、附件、说明书、保修卡等是否与采购合同一致,设备功能是否正常。
(3)验收合格后,填写《办公设备验收单》,办理设备入账和领用手续。如验收不合格,及时与供应商联系退换货。
四、办公设备使用与维护
1.设备分配与领用
(1)行政部门根据工作需要和人员配置,对办公设备进行合理分配。
(2)使用人员在领用设备时,需在《办公设备领用登记表》上签字确认,明确设备保管责任。
2.使用规范
(1)使用部门应制定办公设备的使用规范,并对员工进行培训。规范内容包括设备的正确操作方法、日常保养措施、安全注意事项等。
(2)员工应严格按照使用规范操作办公设备,不得随意拆卸、改装或滥用设备。
(3)个人使用的办公设备,如计算机、电话机等,由使用人员负责日常清洁和简单保养;公共使用的设备,如复印机、打印机等,由使用部门指定专人负责维护。
3.日常维护
(1)行政部门建立办公设备维护计划,定期对设备进行检查、清洁、保养和软件更新等维护工作。
(2)对于易损件和耗材,如打印机墨盒、复印机硒鼓等,行政部门应做好库存管理,及时更换,确保设备正常运行。
(3)行政部门设立设备维修热线或在线报修平台,方便员工及时报告设备故障。使用部门在设备出现故障时,应立即停止使用,并及时报修。
4.维修管理
(1)行政部门接到设备报修后,对故障情况进行初步判断。对于简单故障,由内部技术人员进行维修;对于复杂故障,联系专业维修人员或设备供应商进行维修。
(2)维修人员在维修过程中,应填写《办公设备维修记录单》,记录故障现象、维修措施、更换零部件、维修时间、维修费用等信息。
(3)维修完成后,使用部门对维修效果进行验收,确保设备恢复正常运行。维修费用由行政部门统一结算,按照公司财务制度进行报销。
五、办公设备调配与转移
1.调配原则
(1)行政部门根据工作需要和设备使用情况,对办公设备进行合理调配,提高设备利用率。
(2)优先考虑在公司内部调配闲置设备,避免重复采购。
2.调配流程
(1)行政部门提出设备调配方案,明确调出部门、调入部门、设备名称、型号、数量等信息。
(2)调出部门和调入部门负责人对调配方案进行确认,确保调配工作不影响工作正常开展。
(3)行政部门办理设备转移手续,更新设备台账和领用记录。调出部门负责将设备完好地移交给调入部门,双方在《办公设备转移交接单》上签字确认。
六、办公设备盘点
1.定期盘点
(1)行政部门每半年/一年对公司所有办公设备进行一次全面盘点。
(2)盘点内容包括设备的数量、型号、规格、使用状态、存放地点等,确保账实相符。
2.盘点流程
(1)行政部门制定盘点计划,成立盘点小组,明确盘点人员的分工和职责。
(2)
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