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客户资料管理制度

第一章总则

为规范客户资料的管理与使用，提升客户服务质量，确保客户信息的安全和有效利用，根据国家相关法律法规及本公司的实际情况，特制定本客户资料管理制度。

客户资料是指在业务过程中收集的与客户相关的信息，包括但不限于客户的基本信息、交易记录、联系方式、服务需求及反馈等。这些资料是公司了解客户、提供个性化服务、维护客户关系的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涉及客户资料的收集、存储、使用、共享和销毁等过程。所有与客户资料相关的活动均需遵循本制度的规定。

第三章管理规范

第1节客户资料的收集

1.收集途径：客户资料应通过合法、正当的方式收集，包括但不限于客户填写的表单、市场调研、客户服务电话记录等。

2.信息内容：收集的客户资料应包括客户的姓名、联系方式、地址、交易记录、服务需求等信息。

3.告知义务：在收集客户资料时，需告知客户资料的用途及存储方式，获取客户的同意。

第2节客户资料的存储

1.存储方式：客户资料应采用电子和纸质两种形式存储，电子资料应存储在公司指定的安全服务器上，纸质资料应存放于专用档案柜中。

2.安全措施：存储客户资料的系统应具备防火墙、加密等安全措施，纸质资料应定期进行安全检查，确保资料不被泄露或丢失。

3.访问权限：客户资料的访问权限应根据员工的工作需要进行设置，未经授权的员工不得访问客户资料。

第3节客户资料的使用

1.使用目的：客户资料仅可用于业务开展、客户服务、市场分析及其他公司合法经营活动。

2.授权使用：使用客户资料前，需获得相关负责人授权，并记录使用目的及时间。

3.必威体育官网网址协议：涉及客户资料的员工需签署必威体育官网网址协议，确保资料的必威体育官网网址性。

第4节客户资料的共享

1.内部共享：客户资料可在公司内部进行共享，但需确保信息的安全性及使用的合法性。

2.外部共享：在与第三方共享客户资料时，必须征得客户的同意，并签署相关法律文件，确保客户信息的安全和合法使用。

第5节客户资料的更新与维护

1.定期更新：客户资料应定期进行审核与更新，确保信息的准确性和时效性。

第6节客户资料的销毁

1.销毁方式：不再使用的客户资料应采用安全的方式进行销毁，电子资料应进行彻底删除，纸质资料应进行碎纸处理。

2.记录留存：销毁资料时应记录销毁的时间、方式及责任人，并保存相关记录以备查。

第四章执行流程

第1节客户资料的收集流程

1.客户填写表单：客户在业务办理时填写相关资料表单。

2.审核信息：负责收集的员工需对信息进行审核，确保资料的完整性和准确性。

3.录入系统：审核通过的资料应及时录入公司客户管理系统。

第2节客户资料的存储流程

1.电子资料存储：录入系统的资料应定期备份，并存储于安全的服务器中。

2.纸质资料存储：纸质资料应按部门和时间进行分类存放，确保便于查阅。

第3节客户资料的使用流程

1.申请使用：员工需填写客户资料使用申请，并提交直属上级批准。

2.记录使用情况：使用后，员工应记录使用情况，并向相关负责人汇报。

第4节客户资料的共享流程

1.申请共享：需共享客户资料的部门应提交书面申请，并说明共享目的。

2.审核与批准：相关负责人审核后，予以批准并记录。

第5节客户资料的更新与维护流程

2.信息更新：经审核通过后，及时更新系统及纸质资料。

第6节客户资料的销毁流程

1.申请销毁：不再使用的客户资料需提交销毁申请。

2.执行销毁：经批准后，相关部门负责销毁，并记录相关信息。

第五章监督机制

第1节监督责任

1.制度执行监督：公司应指定专门部门负责监督本制度的执行情况，定期进行检查。

2.违规处理：如发现违反本制度的行为，应及时处理，并追究相关责任人的责任。

第2节评估机制

1.定期评估：公司应定期对客户资料管理制度进行评估，检查制度的有效性及适用性。

2.反馈机制：员工和客户可通过反馈渠道提出改进建议，持续优化管理制度。

第六章附则

本制度由公司管理层负责解释，自发布之日起实施。根据实际情况和法律法规的变化，定期进行修订。

通过制定以上客户资料管理制度，旨在提高客户资料的管理水平，保障客户信息的安全性，增强客户服务的有效性，最终实现公司与客户的共赢。希望全体员工共同遵守，并在实际工作中不断完善和落实。