电子档案管理.pptx

电子档案管理主讲人：徐明友

我国档案工作的基本原则对电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。电子档案的管理原则

计算机使用产生的电子文件其信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。（1）完整性原则

所以，电子文件不像纸质文件那样直观。保存电子文件要考虑各个环节的齐全完整。不仅存储电子文件介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件及纸质文件也应完整无缺地归档和收集保管。

由于计算机的硬件和软件不同，产生的电子文件存储格式也不相同。（2）可读性原则

随着计算机技术迅速发展，计算机硬件、软件不断更新换代，新设备与旧设备有时也不具有兼容性。

由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的系统后，有些文件就无法识读，因此，电子档案管理中要注意保存文档的可读性。$

电子文件易于修改，且不留痕迹，电子文件的可靠性、真实性值得怀疑。这个问题解决需要多方面的努力，除采用各种技术措施外，国家制订了必要的规范。（3）可靠性原则

如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），对电子档案管理的各个环节进行严格控制，确保电子文档的真是有效。

此外，在电子档案的各个环节必须遵守操作规程，建立必要的备份等，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

电子档案管理应纳入现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。电子档案的管理体系

计算机在办公领域的广泛使用，各部门形成的电子文档应该同纸质文档一样，集中保管，不能由各部门单独保管。（1）集中统一管理电子档案

各单位依据客观情况采用与单位、地区相适应的管理形式，如可以对电子文档归档范围、管理方法有关标准作出规定；具备计算机信息中心的单位，可以共同制订电子档案管理办法等。电子档案集中管理应注重实质，不强求形式。

纸质文档与电子文档双套归档，是在现阶段没有充分的技术保障和科学管理条件的前提下开展的。（2）纸质文档与电子文档双套归档

同时，电子文档的归档利于数字化信息的检索、利用和共享，利于加速档案工作的现代化进程。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统。

计算机技术的使用，使得电子文件与档案的关系更加密切，文书档案的一体化管理称为现实。（3）文书档案管理一体化$

计算机硬件、软件配置，网络和节点的规划，文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制方法等都需要从文件形成阶段统筹设计，大量的“档案管理性工作”需要在文件阶段完成，避免系统运行中的重复和浪费，提高系统给的运行效率。

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