电子档案管理的整理.pptx

电子档案管理的整理主讲人：徐明友

指在计算机系统中对电子文件进行分类、排序、编目等处理，使电子文件组成一个有机联系的逻辑系统。电子文件的整理

电子文件的信息存储原理与纸质文件完全不同，只能对电子文件内容信息进行逻辑分类，而很难进行物理分类。电子档案整理应遵循有机联系原则、简单性原则。

电子文件间的有机联系不会因为文件介质变化而改变或消失，要方便查找利用，一般可以按照文件形成的部门划分类别，没有必要追求逻辑严谨的分类方案。$

电子档案的整理的内容电子文件分类电子文件清单、保管单位清单的编制

电子档案的分类可以借鉴纸质文件的分类方法，单位电子文档一般分为：一般文件（以文书档案为主）、科技文件、数据文件和命令文件4个部分。1.电子档案的分类

一般文件（以文书档案为主）可以参照纸质文书档案的整理过程编制分类方案，一般采用“保管期限-年度-机构（问题）”或“年度—保管期限—机构(问题)”分类方案进行分类。其它三种文件根据文件特点编制对应的分类方案。

电子档案的存储方式，取决于单位电子文档的收集归档方式。2.电子档案的存储$

逻辑归档方式直接采用网络传输，实体形态保管单位已不存在；其保管单位仍然是实体形态的载体。国家标准推荐使用的电子档案载体主要是：光盘、硬盘等，禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。物理归档方式

3.电子文件的编目（1）电子文件清单类似于纸质档案中的归档文件目录，通常以盘、带为单位编制，可录入盘、带中，同时打印一份放在盘盒、带盒内。电子文件清单的编制保管单位清单的编制

（2）单位档案保管部门还应为归档的存储介质编制保管单位清单，类似于纸质档案的案卷目录。电子文件清单与保管单位清单类似于纸质档案的“全引目录”。$

THANKS谢谢观看