档案的整理与保管-1729212713620.pptx

档案的整理与保管

学习目标了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及库管理的有关内容。掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号、编目的方法，档案代理卡和档案存放位置索引的编制方法等。理解全宗、案卷目录的含义、档号的含义，全宗案的含义。熟悉档案整理和档案保管工作的主要内容，档案整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内的档案进行分类、编号和排列。

CONTENTPARTONEPARTTWOPARTTHREE档案的整理档案的排架与编目档案保管

第三节PARTONEPARTTWOPARTTHREE档案保管的重要性档案保管的物质条件档案的库房管理

一、档案保管的重要性档案的保管的两个基本任务和意义

二、档案保管的物质条件档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备，主要有以下几种；（一）档案库房档案库房即存放档案的建筑物档案库房

二、档案保管的物质条件档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备，主要有以下几种；（二）资料库有条件的档案馆（室）应设有资料库，收集和保存与档案有关的图书资料，以补充档案充分提供利用的需要。

（三）装具装具指存放档案的档案箱、档案柜、档案架。档案装具应坚固耐用，密封良好，存取方便，并有利于防水、防火，因此最好用金属材料制成。档案箱档案柜档案架

（四）案盒案盒的外形尺寸为310ｍｍ×220ｍｍ（长×宽），厚度分别为20ｍｍ、30ｍｍ、40ｍｍ三种（根据《规则》规定）。案盒须有绳带等扣紧装置。

报警器消毒灭菌设备灭火器加湿器闭路电视监控空调（五）技术设备技术设备指的是那些具有“固定资产”性质的机械、仪器、仪表、器具等设备。

（六）消耗品这里的消耗品指的是易耗低值物品，如干燥剂、防虫剂、各种管理性办公用品等。干燥剂防虫剂

三、档案的库房管理（一）进出库制度和“八防”措施1.进出库制度。库房是保管档案的重要场所，因此必须有严格的进出库制度。

三、档案的库房管理2.“八防”措施“八防”措施是库房管理工作的重要内容，几乎囊括了库房管理的各个方面。。

（二）库房的温湿度控制库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素。1.适宜的温湿度。根据研究表明，适宜的库房温湿度应为：

（二）库房的温湿度控制2.控制和调节温湿度的办法。根据实践表明，控制和调节温湿度的办法有四种。

（三）库房编号与装具排列档案库房与装具均需统一编号，而且装具在库房中的排列应井然有序。档案库房档案装具

（四）档案存放位置索引和档案代卷卡1.档案存放位置索引。为便于了解档案存放情况和迅速取放档案，可用索引的形式将档案存放情况反映出来。档案存放位置索引有两种形式；第一种是以全宗为单位编制的档案存放位置索引，标明某一全宗的档案具体存放在什么位置；第二种是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房及装具中存放了哪些档案。

（四）档案存放位置索引和档案代卷卡2.档案代卷卡在档案的日常管理中，有时需将已排架入库的档案暂时调出库房外。为便于管理，调卷时可填写一张卡片放在所调出案卷的位置上，在卡片上注明所调案卷的基本概况，还卷时再把它取下。这张卡片就叫档案代理卡或代卷卡。

（五）全宗卷全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成的管理记录性材料组成的专门案卷。它是全宗的“档案”，但并不是全宗内的档案。

（五）全宗卷1.全宗卷的作用。全宗卷是档案保管工作的一个重要管理工具和手段，有重要的作用。

（五）全宗卷2.全宗卷的内容。全宗卷通常包括如下内容