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公司合同档案管理制度

第一章总则

为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的安全、有效利用及信息的及时传递，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本合同档案管理制度。合同档案是公司进行业务管理、风险控制和法律合规的重要依据，其科学管理对于提升公司运营效率、降低经营风险具有重要意义。

第二章管理目标

1.确保合同档案的安全性与完整性：通过规范管理和存储，防止合同档案的丢失、损坏或泄露。

2.提升合同档案的利用效率：通过有效的信息管理，提高合同档案的使用效率，为决策和业务提供可靠依据。

3.实现合同档案的规范化管理：建立清晰的管理流程，确保合同档案管理的科学性和规范性。

4.增强合同档案的可追溯性：通过建立完善的记录和监督机制，确保合同档案的可追溯性，提高管理透明度。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门及其相关人员，涉及所有签署的合同档案，包括但不限于：

-采购合同

-销售合同

-服务合同

-合作协议

-其他法律文件

第四章管理规范

4.1合同档案的收集

1.合同签署：合同签署后，由相关部门负责及时向档案管理部门提交合同文本及相关附件。

2.附件收集：包括但不限于合同变更协议、补充协议、通知函及其他相关材料。

4.2合同档案的归档

1.归档标准：合同档案须在签署后30个工作日内完成归档，确保资料的及时性。

2.档案分类：根据合同类型、年度、部门等进行分类整理，确保档案的系统性和便于查找。

3.文档格式：归档材料应采用统一的格式，确保文档的整洁、清晰，严禁涂改、圈划或损坏。

4.3合同档案的保管

1.保管责任：档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的安全性。

2.存储环境：合同档案应存放在专用档案室，定期进行防潮、防火、防盗等安全检查。

3.电子档案管理：如有电子版合同，须进行备份，确保电子档案与纸质档案的同步管理。

第五章操作流程

5.1合同档案的查阅

1.查阅申请：员工如需查阅合同档案，应向档案管理部门提出书面申请，并说明查阅目的。

2.审批流程：档案管理部门在收到申请后须在3个工作日内进行审核，符合条件的予以批准。

3.查阅要求：查阅过程中需遵守必威体育官网网址原则，禁止对档案进行涂改、复制或拆换。

5.2合同档案的借用

1.借用申请：如需借用合同档案，借用方需填写借用申请表，并获得部门负责人及档案管理部门的批准。

2.借用记录：借用合同档案时，需填写借用登记表，明确借用人、借用时间及归还时间。

3.归还要求：借用人须在规定时间内归还档案，并确保档案的完整性和清洁度。

5.3合同档案的转递

1.转递流程：需要转递合同档案时，须填写转递申请，明确转递的目的和接收人。

2.转递记录：档案管理部门需对转递的档案进行记录，包括转递日期、接收单位及联系人。

3.密封要求：转递的合同档案应密封包装，确保在转递过程中不被损坏或泄露。

第六章监督机制

6.1监督责任

1.管理部门：档案管理部门负责对合同档案的管理进行监督，确保各项制度的落实。

2.定期检查：每半年进行一次合同档案的全面检查，评估档案管理的有效性。

6.2记录与反馈

1.记录制度：对合同档案的收集、归档、查阅、借用及转递等情况进行详细记录，确保信息的可追溯性。

2.反馈机制：设立档案管理反馈渠道，鼓励员工提出意见和建议，以不断改进管理水平。

第七章附则

1.解释权：本制度的解释权归档案管理部门，任何对本制度的质疑和解释均应咨询相关部门。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，所有员工应遵守。

3.修订流程：如需对本制度进行修订，须经过管理层讨论通过后方可执行。

通过以上制度的实施，将有效提升公司合同档案的管理水平，确保合同信息的安全性和可用性，为公司的业务发展提供强有力的支持。