物业公司信息资源管理制度.docx

《物业公司信息资源管理制度》

一、目的

本制度旨在规范物业公司信息资源的管理，确保信息的准确性、完整性、安全性和及时性，提高信息资源的利用效率，保障公司各项业务的正常开展。

二、适用范围

本制度适用于物业公司内部所有信息资源的管理，包括但不限于客户信息、财务信息、人事信息、业务运营信息、设施设备信息等。

三、职责分工

（一）信息管理部门（通常为行政部或信息中心）

1.制度制定与执行监督

-负责制定和完善信息资源管理制度，并监督制度的执行情况。

-定期检查各部门信息资源管理工作，对违规行为进行纠正和处理。

2.信息系统管理

-负责公司信息系统（如物业管理软件、办公自动化系统等）的选型、采购、安装、调试、维护和升级。

-确保信息系统的稳定运行，保障数据的安全存储和传输。

3.信息资源整合与共享

-对公司内部分散的信息资源进行整合，建立信息资源库，实现信息的共享和交换。

-制定信息共享规则，协调各部门之间的信息流通，避免信息孤岛的形成。

4.信息安全管理

-制定信息安全策略和措施，包括数据加密、访问控制、防火墙设置、防病毒等。

-定期开展信息安全检查和评估，防范信息泄露、篡改和丢失等安全风险。

（二）各业务部门

1.信息采集与录入

-根据业务需求，负责本部门相关信息的采集工作，确保信息的准确性和完整性。

-将采集到的信息及时录入到相应的信息系统或信息资源库中。

2.信息使用与维护

-在授权范围内合理使用信息资源，用于支持本部门的业务决策和日常运营。

-对本部门负责的信息进行定期维护和更新，保证信息的时效性。

3.信息必威体育官网网址

-严格遵守信息必威体育官网网址制度，妥善保管本部门接触到的敏感信息，不得泄露给无关人员。

四、信息资源分类

（一）客户信息

1.基本资料

-包括业主和租户的姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址/办公地址、房屋面积等。

2.服务需求

-客户提出的各类物业服务需求，如维修服务、保洁服务、安保服务等。

3.消费记录

-客户缴纳物业费、水电费等费用的记录，以及在小区内消费（如停车费、特约服务费用等）的情况。

4.投诉与建议

-客户对物业服务的投诉内容、处理过程和反馈结果，以及客户提出的改进建议。

（二）财务信息

1.预算与决算

-公司年度预算编制资料、预算执行情况报告，以及年度决算报告。

2.收入与支出

-物业费、停车费、其他经营收入等收入明细，以及人员工资、办公费用、维修费用、物料采购费用等支出明细。

3.财务报表

-资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，以及财务分析报告。

4.资金管理

-公司银行账户信息、资金收支流水、资金预算和调度情况。

（三）人事信息

1.员工基本档案

-员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、专业、入职时间、岗位信息等。

2.薪酬与福利

-员工工资结构、薪资发放记录、福利待遇（如社保、公积金、休假等）情况。

3.绩效考核

-员工绩效考核指标、考核结果、绩效奖金发放情况。

4.培训与发展

-员工参加培训的记录、培训课程内容、培训效果评估，以及员工职业发展规划。

（四）业务运营信息

1.设施设备管理

-物业区域内各类设施设备（如电梯、消防设备、水电设备等）的清单、安装位置、型号规格、采购时间、保修期限、维修保养记录等。

2.服务工单

-客户服务工单的创建、分配、处理进度、完成情况和客户满意度评价。

3.工作流程

-物业公司各项业务工作流程（如报修流程、投诉处理流程、保洁工作流程等）的文档和流程图。

4.运营数据

-业务运营过程中的各类统计数据，如维修及时率、客户投诉率、物业费收缴率等。

（五）其他信息

1.法律法规与政策文件

-与物业管理相关的国家法律法规、地方政策文件、行业规范等。

2.合同协议

-公司与业主、供应商、服务商等签订的各类合同和协议文本。

3.内部文件

-公司内部的规章制度、通知公告、会议纪要、工作报告等。

五、信息资源管理流程

（一）信息采集

1.确定采集渠道

-根据信息类型和来源，确定合适的采集渠道，如客户登记表格、财务软件数据导出、人事档案整理、现场设备巡检记录等。

2.规范采集方法

-制定统一的信息采集标准和方法，确保采集到的信息格式规范、内容准确。

-例如，规定客户信息采集表的必填项和填写规范，财务数据的录入格式等。

3.采集频率

-根据信