物业管理公司物业采购合同签订制度.docx

《物业管理公司物业采购合同签订制度》

一、目的

本制度旨在规范物业管理公司采购合同签订的流程和标准，确保采购合同的合法性、完整性、严谨性，保障公司的合法权益，避免采购过程中的风险。

二、适用范围

本制度适用于物业管理公司所有与物业相关的采购合同签订，包括但不限于物资采购（如办公用品、清洁用品、维修材料等）、服务采购（如保洁服务、安保服务、维修服务等）。

三、职责分工

（一）采购部门

1.合同起草

-根据采购需求和谈判结果，负责起草采购合同。合同内容应包括采购标的、数量、质量标准、价格、付款方式、交货/服务期限、验收标准、违约责任、争议解决方式等条款。

-确保合同条款明确、具体，无歧义，并符合国家法律法规和公司政策。

2.供应商沟通

-在合同起草过程中，与供应商就合同条款进行沟通和协商，解答供应商的疑问，争取对公司有利的条款。

-记录双方沟通的重要事项和达成的共识，作为合同起草的依据。

3.合同提交审核

-将起草好的采购合同提交给相关部门进行审核，同时提供与采购相关的必要资料，如采购申请单、询价对比报告、供应商资质证明等。

（二）相关审核部门

1.法务部门

-对采购合同的合法性进行审核，检查合同条款是否符合国家法律法规，是否存在法律漏洞和潜在法律风险。

-就合同中的法律问题提供专业意见，如合同的法律效力、争议解决条款的合理性等，并协助修改和完善合同条款。

2.财务部门

-审核合同中的财务条款，包括价格的合理性、付款方式、发票开具要求等。

-评估合同对公司财务状况的影响，确保合同的执行不会对公司的资金流造成不利影响，并提出财务方面的建议。

3.使用部门

-从使用角度审核合同条款，重点关注采购标的的质量标准、规格型号、数量、交付时间、服务内容等是否符合本部门的实际需求。

-对合同中涉及使用部门操作和验收的条款进行审核，确保能够有效执行。

（三）公司管理层

1.合同审批

-根据相关部门的审核意见，对采购合同进行最终审批。审批时综合考虑采购的必要性、合同条款的合理性、公司的战略规划和整体利益等因素。

-有权决定是否签订合同、是否对合同条款进行修改，以及是否需要进一步谈判。

（四）合同签订人员

1.代表公司签订合同

-在采购合同经公司管理层审批通过后，由公司授权的合同签订人员代表公司与供应商签订合同。

-确保签订过程符合公司规定的程序，签字盖章准确无误，并妥善保管合同原件。

四、采购合同签订流程

（一）采购准备

1.采购需求确定

-使用部门提出采购需求，填写采购申请单，详细说明采购标的、数量、质量要求、预计使用时间等信息。

-采购申请单经部门负责人审批后，提交给采购部门。

2.供应商选择与谈判

-采购部门根据采购申请，寻找合适的供应商，通过询价、招标、竞争性谈判等方式确定潜在供应商。

-与潜在供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货/服务期限、付款方式等关键条款达成初步共识。

（二）合同起草

1.合同模板选择

-采购部门根据采购类型和性质，选择合适的合同模板。如没有现成模板，应按照公司合同规范要求起草合同。

-合同模板应体现公平原则，同时保障公司的核心利益。

2.条款填充与完善

-根据采购谈判结果和公司要求，在合同模板中填充具体条款，包括采购标的详细描述、价格条款、质量保证条款、交货/服务条款、验收条款、违约责任条款、争议解决条款等。

-对合同条款进行细致审查和完善，确保条款之间逻辑严密，无矛盾和漏洞。

（三）合同审核

1.内部流转审核

-采购部门将起草好的合同及相关资料依次提交给法务部门、财务部门和使用部门进行审核。

-各审核部门在规定时间内（一般不超过[X]个工作日）完成审核，并将审核意见反馈给采购部门。

2.审核意见处理

-采购部门根据各部门的审核意见，对合同进行修改和完善。如对审核意见存在异议，应与相关部门进行沟通和协商，直至达成一致。

-对于涉及重大问题或无法协商解决的分歧，应提交公司管理层进行决策。

（四）合同审批

1.提交审批

-采购部门将经过内部审核和修改后的合同及审核意见汇总表提交给公司管理层进行审批。

-提交审批时，应附上详细的采购背景资料和说明，以便管理层全面了解采购情况。

2.审批决策

-公司管理层对合同进行全面审查，综合考虑各方面因素后做出审批决策。审批结果包括批准签订、要求修改后重新审核、否决采购等。

-如审批通过，应明确授权合同签订人员进行签订；