物业管理公司副总经理物业项目协调制度.docx

《物业管理公司副总经理物业项目协调制度》

一、总则

1.目的

本制度旨在明确物业管理公司副总经理在物业项目协调方面的职责、工作流程和方法，确保各物业项目的顺利运作，提高客户满意度，保障公司经营目标的实现。

2.适用范围

本制度适用于物业管理公司副总经理对公司所管理的所有物业项目进行协调管理的相关工作。

二、副总经理的职责

1.项目统筹与规划

(1)协助总经理制定公司物业项目的整体发展战略和年度经营计划，确保各项目标在各物业项目中得到合理分解和有效落实。

(2)根据市场需求和公司资源状况，对新承接的物业项目进行可行性分析，参与项目投标文件的编制和项目谈判，为项目成功承接提供支持。

2.项目资源协调

(1)负责统筹调配公司内部资源，包括人力、物力、财力等，以满足各物业项目的运营需求。在多个项目资源需求冲突时，进行合理平衡和分配。

(2)与外部供应商建立并保持良好的合作关系，确保项目所需的物资、设备和服务能够及时、优质、低价地供应。

3.项目运营协调

(1)定期对各物业项目的运营情况进行巡查和评估，包括安全管理、环境卫生、设施设备维护、客户服务等方面，及时发现问题并提出解决方案。

(2)协调各物业项目之间的经验交流和技术共享，推广优秀的管理经验和创新举措，提升公司整体物业管理水平。

(3)处理项目运营过程中的突发事件，如火灾、水浸、电梯故障等，及时启动应急预案，组织相关资源进行救援和处理，最大限度地减少损失和影响。

4.客户关系协调

(1)关注各物业项目客户的需求和反馈，督促项目管理团队及时处理客户投诉和建议，确保客户满意度达到公司设定的目标。

(2)代表公司与重要客户进行沟通和协商，解决涉及多个项目或较为复杂的客户关系问题，维护公司的良好形象。

5.项目团队管理与协调

(1)协助总经理进行项目管理团队的组建和选拔，参与关键岗位人员的面试和录用决策。

(2)定期组织项目管理人员培训和绩效考核，提升项目团队的专业素质和工作效率，激励团队成员积极工作。

(3)调解项目团队内部及项目之间的工作矛盾和冲突，营造和谐、协作的工作氛围。

三、项目协调工作流程

（一）项目前期协调

1.项目承接协调

(1)在收到新的物业项目招标信息后，副总经理组织相关部门对项目进行实地考察，了解项目基本情况，包括物业类型、建筑面积、设施设备状况、周边环境等。

(2)召集市场拓展、财务、工程、客服等部门召开项目可行性分析会议，从市场前景、经济效益、技术难度、服务能力等方面进行综合评估，形成可行性分析报告提交总经理决策。

(3)若决定参与投标，副总经理牵头组建投标团队，负责组织编制投标文件，协调各部门提供专业资料和报价，确保投标文件的质量和竞争力。

(4)中标后，副总经理参与项目合同谈判，与甲方就合同条款进行协商，保障公司权益，同时明确双方的责任和义务。

2.项目启动协调

(1)在项目合同签订后，副总经理组织召开项目启动会，参会人员包括项目管理团队成员、公司各职能部门负责人等。会上明确项目目标、工作重点、责任分工和时间节点等内容。

(2)协调各职能部门为新项目配备必要的人力、物力和财力资源。督促人力资源部门招聘和调配项目所需人员，财务部门做好项目预算和资金安排，物资采购部门准备项目所需的物资和设备。

（二）项目运营过程协调

1.定期巡查与沟通

(1)副总经理制定物业项目定期巡查计划，每周/月至少对部分项目进行实地巡查。巡查内容包括项目现场管理情况、客户服务情况、设施设备运行情况、安全防范措施等。

(2)在巡查过程中，与项目管理人员、一线员工和部分客户进行沟通交流，了解项目运营中的实际问题和困难，收集客户的意见和建议。

2.问题处理与协调

(1)对于巡查中发现的问题和收集到的反馈，副总经理进行分类整理。一般性问题当场指导项目管理人员进行解决；较为复杂的问题，召集相关部门和项目负责人召开协调会议，共同分析问题产生的原因，制定解决方案。

(2)在协调解决问题过程中，明确责任部门和责任人，规定解决问题的时间期限，并跟踪问题解决的进度，确保问题得到彻底解决。

3.资源调配与优化

(1)根据各物业项目的运营情况和发展需求，副总经理对公司内部资源进行动态调配。例如，当某项目面临人员短缺时，从人员相对充裕的项目调配员工；当项目急需某种物资时，协调物资采购部门优先供应。

(2)定期评估公司资源的使用效率，对资源配置方案进行优化，避免资源浪费和闲置，提高资源的整体利用效益。

4.项目间经验交流与推广

(1)副总经理定期组织物业项目经验交流会，每季度/半年至少召开一次。各项目管理团队在会上分享本项目在管理服务过程中的成功经验、创新做法和典型案例。

(2)对具有推广价值的经验和做法，副总经理组织相关部门