物业公司采购进度跟踪制度.docx

《物业公司采购进度跟踪制度》

一、总则

1.目的

本制度旨在规范物业公司采购进度的跟踪管理，确保采购活动按时、按质、按量完成，满足公司运营和服务需求，同时避免采购过程中的延误、浪费和风险。

2.适用范围

本制度适用于物业公司各类物资、服务的采购项目，包括但不限于办公用品、维修材料、保洁用品、绿化物资、外包服务等。

二、职责分工

1.采购部门

(1)负责发起采购流程，制定采购计划，确定采购方式，并与供应商进行商务谈判和合同签订。

(2)作为采购进度跟踪的主要责任部门，需实时监控采购项目的进展情况，及时处理出现的问题，并定期向相关部门反馈。

2.使用部门

(1)根据工作需要提出采购需求，并协助采购部门明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等关键信息。

(2)在采购过程中，配合采购部门进行供应商考察、样品测试等工作，及时对采购进度提出合理建议和意见。

3.财务部门

(1)负责审核采购预算，确保采购项目在预算范围内进行。

(2)根据采购合同约定，及时安排资金支付，保障采购活动顺利进行。同时，对采购资金的使用情况进行监控。

4.品质管理部门（如有）

(1)参与重要采购项目的供应商评估和质量检验工作，确保采购物资和服务符合公司质量标准。

(2)对采购物资的验收过程进行监督，对于不符合质量要求的采购项目提出处理意见。

三、采购进度跟踪流程

（一）采购计划阶段

1.需求提出

(1)使用部门根据实际工作需求，提前填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、预计使用时间、质量要求等信息。申请表需经部门负责人审核签字后提交给采购部门。

2.采购计划制定

(1)采购部门收到《采购需求申请表》后，结合库存情况、市场供应情况和采购预算，制定详细的《采购计划》。《采购计划》应包括采购项目的详细清单、采购方式（如招标、询价、单一来源采购等）、预计采购时间、预计交货时间等内容。

(2)《采购计划》需报采购部门负责人审批，对于重大采购项目，还需提交公司管理层审批。

（二）采购执行阶段

1.供应商选择

(1)根据采购计划确定的采购方式，采购部门开展供应商选择工作。

-招标采购：发布招标公告，组织供应商投标，进行开标、评标和定标工作。

-询价采购：向多家供应商发出询价函，收集报价单，进行比价和议价，确定合适的供应商。

-单一来源采购：按照公司相关规定，对符合单一来源采购条件的项目，与供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。

(2)在供应商选择过程中，采购部门应建立供应商评估机制，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估，选择最优供应商。

2.合同签订

(1)确定供应商后，采购部门与供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

(2)合同文本需经公司法律顾问（如有）审核后，由双方授权代表签字盖章生效。采购部门负责将合同副本分发至相关部门，如财务部门、使用部门等。

3.订单下达与跟踪

(1)合同签订后，采购部门及时向供应商下达采购订单，订单内容应与合同条款一致。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间和地点、包装要求等。

(2)采购部门指定专人负责跟踪采购订单的执行情况，通过电话、邮件、实地考察等方式与供应商保持密切联系，定期（每周或每两周）了解采购项目的进展情况，如生产进度、发货准备情况等，并记录在《采购进度跟踪表》上。

（三）交货与验收阶段

1.交货通知

(1)供应商在预计交货日期前[X]天向采购部门发出交货通知，告知货物的预计到货时间、运输方式、数量等信息。

(2)采购部门收到交货通知后，及时通知使用部门和相关验收人员做好验收准备工作。

2.验收准备

(1)使用部门和验收人员根据采购合同和质量标准，准备验收所需的工具、仪器和文件资料，如验收清单、质量检验报告模板等。

3.到货验收

(1)采购物资到货后，采购部门、使用部门和验收人员按照合同约定的验收方式和质量标准进行验收。

-对于数量验收，核对到货数量与采购订单和合同规定的数量是否一致，如发现数量不符，应及时记录并与供应商沟通解决。

-对于质量验收，根据物资的特性和质量标准，采用外观检查、性能测试、抽样检验等方法进行检验。如发现质量问题，应立即停止验收，并通知供应商处理。

(2)验收合格后，填写《验收报告》，由参与验收的各方人员签字确认。验收报告应包括验收日期、验收人员、验收结果、存在问题（如有）等内容。

(3)对于服务采购项目，使用部门在服务提供期间按照合同约定对服务质量进行监督和评估，服务期满后进行综合验收，出具服务验收报告。

（四）结算与