物业管理公司物业行政后勤保障制度.docx

《物业管理公司物业行政后勤保障制度》

一、目的

本制度旨在规范物业管理公司的行政后勤保障工作，确保公司各项工作的顺利开展，为物业管理服务提供有力支持，提高公司运营效率和服务质量。

二、适用范围

本制度适用于物业管理公司内部行政后勤相关的所有工作和人员。

三、职责分工

（一）行政部

1.行政管理

-负责制定和完善公司行政管理制度，包括但不限于考勤制度、办公用品管理制度、印章管理制度等。

-组织公司会议，包括会议安排、记录、纪要整理和跟踪落实等工作。

-处理公司文件的收发、登记、传阅、归档和保管，确保文件资料的安全和完整。

2.后勤保障

-负责公司办公环境的维护和管理，包括办公场地的清洁卫生、绿化、设施设备维修等。

-统筹公司的办公用品、设备和物资的采购、验收、储存、发放和盘点工作。

-安排公司员工的工作餐、加班餐等餐饮服务，保障饮食安全和质量。

-负责公司车辆的调度、维护和管理，确保车辆的安全和正常使用。

（二）财务部

1.预算管理

-参与行政后勤预算的编制，根据公司实际情况和发展规划，合理确定行政后勤费用预算。

-对行政后勤费用进行财务监控，确保各项费用支出在预算范围内，并定期分析费用使用情况。

2.费用报销

-审核行政后勤相关的费用报销凭证，确保报销手续齐全、合规，符合公司财务制度。

-按照规定的支付流程及时支付行政后勤相关费用，如采购款、水电费、物业费等。

（三）各部门

1.需求反馈

-及时向行政部反馈本部门在行政后勤方面的需求，包括办公用品、设备、物资等的需求，以及办公环境、餐饮等方面的问题。

2.协助管理

-配合行政部做好行政后勤相关工作，如遵守办公用品领用制度、爱护办公设施设备、保持办公环境整洁等。

四、行政管理

（一）考勤管理

1.考勤制度

-公司实行[具体考勤方式，如打卡、签到等]考勤制度，员工应按照规定的时间上下班，不得迟到、早退或旷工。

-制定详细的考勤记录规则，包括请假、加班、调休等情况的记录和审批流程。

2.考勤统计

-行政部负责每月对员工的考勤情况进行统计，形成考勤报表。考勤报表应包括员工出勤天数、迟到早退次数、请假天数、加班天数等信息。

-考勤报表经部门负责人审核后，作为员工工资核算和绩效评估的依据之一。

（二）办公用品管理

1.采购计划

-各部门根据工作需要，提前[X]天向行政部提交办公用品采购计划，采购计划应注明所需办公用品的名称、规格、数量、用途等信息。

-行政部对各部门的采购计划进行汇总和审核，结合库存情况，制定公司的办公用品采购计划。

2.采购与验收

-行政部按照采购计划进行办公用品采购，选择合适的供应商，确保采购的办公用品质量合格、价格合理。

-办公用品采购到货后，行政部应组织相关人员进行验收，检查办公用品的数量、质量、规格等是否符合采购要求。验收合格后，办理入库手续。

3.领用与发放

-员工领用办公用品应填写领用申请单，经部门负责人批准后，到行政部办理领用手续。

-行政部根据领用申请单发放办公用品，并做好领用记录，包括领用日期、领用人、领用物品、数量等信息。

4.库存管理

-行政部设立办公用品库存台账，对办公用品的入库、出库和库存情况进行详细记录。

-定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或积压，应及时查明原因，并采取相应措施。

（三）印章管理

1.印章保管

-公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章等，由行政部指定专人负责保管。印章保管人应确保印章的安全，不得随意将印章带出公司或交由他人保管。

2.印章使用

-印章使用应严格按照规定的审批流程进行，使用人应填写印章使用申请单，注明使用事由、使用范围、使用时间等信息，经相关领导批准后，方可使用印章。

-印章保管人应对印章使用情况进行登记，包括使用日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。

3.印章刻制与销毁

-印章的刻制、变更和销毁应由行政部按照规定程序办理，并报相关部门备案。严禁私自刻制、变更和销毁公司印章。

（四）文件管理

1.文件收发

-行政部负责公司文件的收发工作，对收到的文件进行登记，注明文件来源、日期、主题、文号等信息。

-对发出的文件进行编号、登记，并确保文件准确送达收件人。

2.文件传阅

-行政部根据文件内容和领导批示，确定文件的传阅范围和顺序，并及时将文件传递给相关人员。

-传阅人员应在规定时间内阅读文件，并在文件传阅单