物业公司物业合同审核流程制度.docx

《物业公司物业合同审核流程制度》

一、总则

1.目的

本制度旨在规范物业公司物业合同的审核流程，确保合同的合法性、完整性、准确性和严谨性，保障公司的合法权益，防范合同风险。

2.适用范围

本制度适用于物业公司对外签订的各类物业合同，包括但不限于物业服务合同、物业委托合同、物业租赁合同、物业采购合同、物业工程合同等。

二、职责分工

1.合同承办部门

(1)负责物业合同的起草、初步谈判、收集相关资料，并提交合同审核申请。

(2)根据审核意见对合同进行修改和完善，负责合同的签订、履行、变更和终止等操作，并跟踪合同执行情况。

2.法务部门

(1)对物业合同的合法性、合规性进行审查，包括合同条款是否符合法律法规，是否存在法律漏洞和潜在法律风险等。

(2)提供法律咨询和法律建议，协助合同承办部门处理合同纠纷和法律诉讼。

3.财务部门

(1)审查合同中的财务条款，如价款支付方式、结算方式、发票开具要求、财务风险控制等内容。

(2)对涉及资金收支的合同，评估公司的财务承受能力，并提出相应的财务处理意见。

4.相关业务部门

(1)根据业务专业知识和实际操作经验，对合同中涉及本部门业务范围的条款进行审查，提出专业意见和建议。

(2)协助合同承办部门确保合同条款符合业务操作流程和公司内部管理要求。

5.公司管理层

(1)对重大物业合同进行最终审批，根据各部门的审核意见做出签订、修改或拒绝签订合同的决策。

(2)监督合同审核流程的执行情况，协调各部门在合同审核过程中的工作关系。

三、合同审核流程

（一）合同起草与提交审核

1.合同承办部门根据业务需求起草物业合同，合同内容应包括合同当事人基本信息、合同标的、合同期限、双方权利义务、价款或报酬、付款方式、违约责任、争议解决方式等基本条款。

2.在起草过程中，合同承办部门应充分收集相关资料，如业务背景资料、对方当事人信息、市场行情数据等，确保合同内容符合实际情况。

3.合同起草完成后，合同承办部门填写合同审核申请表，连同合同草案及相关资料一并提交给法务部门进行审核。

（二）法务审核

1.法务部门收到合同审核申请后，首先对合同主体的合法性进行审查，包括核实对方当事人的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等文件，确保对方具备签订合同的主体资格。

2.审查合同条款的合法性和合规性，检查合同内容是否违反国家法律法规、政策规定以及行业规范，重点关注合同中的权利义务设置、违约责任界定、争议解决方式等条款是否合法合理。

3.对合同的法律风险进行评估，分析合同在履行过程中可能出现的法律问题，如合同变更、解除、违约赔偿等情况，并提出相应的防范措施和法律建议。

4.法务部门在审核完成后，在合同审核申请表上填写审核意见，若合同存在法律问题或风险，应明确指出并提出修改建议，将合同草案及审核意见反馈给合同承办部门。

（三）财务审核

1.财务部门在收到经法务审核后的合同草案后，对合同中的财务条款进行审查。

2.审查合同价款或报酬的确定依据和计算方法是否合理，付款方式、付款期限、结算方式是否符合公司财务制度和资金安排。

3.检查发票开具要求是否明确，涉及税务问题是否合规，确保合同在财务方面的可操作性和风险可控性。

4.财务部门根据审查结果在合同审核申请表上填写财务审核意见，如有需要修改的财务条款，应详细说明并反馈给合同承办部门。

（四）相关业务部门审核

1.对于涉及多个业务部门的物业合同，相关业务部门需对合同中与本部门业务相关的条款进行审查。

2.例如，工程部门审查物业工程合同中的工程范围、施工进度、质量标准等条款；采购部门审查物业采购合同中的物资规格、采购数量、验收标准等条款；运营部门审查物业服务合同中的服务内容、服务标准、服务费用等条款。

3.相关业务部门结合自身业务实际和操作流程，对合同条款的合理性、可行性和可操作性进行评估，在合同审核申请表上填写专业审核意见，并将合同草案反馈给合同承办部门。

（五）合同修改与完善

1.合同承办部门收到各部门的审核意见后，对合同草案进行修改和完善。

2.针对法务部门提出的法律问题和风险防范建议，调整合同条款以确保合同的合法性和法律风险可控；根据财务部门的意见，修改财务条款使其符合公司财务规范；参考相关业务部门的专业建议，优化合同条款以保障业务操作的顺利进行。

3.在修改过程中，合同承办部门如有疑问或不同意见，应及时与各审核部门沟通协商，确保合同修改符合各方要求。

（六）公司管理层审批

1.合同承办部门将修改完善后的合同草案及各部门审核意见汇总后，提交给公司管理层进行审批。

2.公司管理层根据合同的重要性、风险程度以及各部门的审核意见，综合考虑是否批准签订合同。

3.对于重大物业合同，公司管理层可能会组