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(档案管理标准)科技档案归档分类标准(36页)
一、科技档案归档分类概述
科技档案作为企业、科研机构等单位在科技创新、项目研发过程中产生的宝贵资料,对其进行科学、合理的归档分类至关重要。本文档旨在制定一套科技档案归档分类标准,以规范我国科技档案的管理工作,提高档案利用效率。
二、科技档案归档分类原则
1.完整性原则:确保科技档案归档内容齐全,涵盖项目从立项、研发、试验、验收等全过程。
2.系统性原则:按照科技档案的形成规律和特点,进行系统化分类,便于检索和利用。
3.实用性原则:结合实际工作需求,对科技档案进行分类,确保档案的实用性和可操作性。
4.安全性原则:确保科技档案在归档、保管、利用过程中,不泄露国家秘密和企业商业秘密。
三、科技档案归档分类体系
(1)科研项目档案:包括基础研究、应用研究、试验发展等科研项目产生的档案。
(2)工程技术项目档案:包括工程设计、施工、监理等项目产生的档案。
(3)新产品研发项目档案:包括新产品设计、试制、试验、定型等项目产生的档案。
(4)技术改造项目档案:包括技术引进、设备更新、工艺改进等项目产生的档案。
(1)纸质档案:包括报告、论文、图纸、表格等纸质资料。
(2)电子档案:包括电子文档、图片、音频、视频等电子资料。
(3)实物档案:包括样品、样机、模型等实物资料。
四、科技档案归档分类细则
1.科研项目档案归档分类细则:
(1)项目立项阶段:包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。
(2)项目研发阶段:包括研究方案、实验记录、中期检查报告等。
(3)项目验收阶段:包括验收报告、成果鉴定报告、推广应用证明等。
2.工程技术项目档案归档分类细则:
(1)项目前期阶段:包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。
(2)项目设计阶段:包括设计任务书、设计方案、图纸等。
(3)项目施工阶段:包括施工组织设计、施工记录、验收报告等。
3.新产品研发项目档案归档分类细则:
(1)项目立项阶段:包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。
(2)产品设计阶段:包括设计任务书、设计方案、图纸等。
(3)产品试验阶段:包括试验报告、产品质量分析报告等。
(4)产品定型阶段:包括定型报告、产品说明书、技术标准等。
4.技术改造项目档案归档分类细则:
(1)项目立项阶段:包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。
(2)项目实施阶段:包括设备采购合同、施工记录、验收报告等。
(3)项目验收阶段:包括验收报告、效益分析报告等。
五、科技档案归档流程及要求
1.归档流程:
(1)档案收集:项目完成后,项目负责人应及时收集、整理项目过程中产生的各类档案资料。
(2)档案整理:按照归档分类体系,对档案资料进行排序、编目、装订等整理工作。
(3)档案审核:档案管理部门对归档资料进行审核,确保档案齐全、完整、系统。
(4)档案移交:审核合格的档案,由项目负责人向档案管理部门移交。
(5)档案入库:档案管理部门对移交的档案进行登记、入库,并做好保管工作。
2.归档要求:
(1)档案资料应真实、准确、完整,反映项目实施的全过程。
(2)档案资料应字迹清晰,图表整洁,易于辨认。
(3)电子档案应采用通用格式,确保长期可读性。
(4)实物档案应标注名称、规格、型号、数量等信息,便于识别。
六、科技档案保管与利用
1.保管要求:
(1)档案库房应保持适宜的温度、湿度,确保档案安全。
(2)档案应按照分类体系进行有序存放,便于查找。
(3)定期对档案进行检查,发现问题及时处理。
(4)对重要档案实行备份制度,防止档案丢失。
2.利用规定:
(1)档案利用应遵循必威体育官网网址原则,不得泄露国家秘密和企业商业秘密。
(2)内部人员查阅档案,需填写查阅申请,经批准后方可查阅。
(3)外部人员查阅档案,需提供有效身份证明及查阅理由,经档案管理部门批准后方可查阅。
(4)档案利用过程中,应爱护档案,不得涂改、损坏、丢失。
七、科技档案鉴定与销毁
1.鉴定原则:
(1)档案鉴定应遵循真实性、完整性、价值性原则。
(2)档案鉴定工作由档案管理部门负责,必要时可邀请相关专业人员参与。
2.销毁程序:
(1)档案管理部门提出销毁档案清单,说明销毁理由。
(2)销毁档案清单经单位领导审批同意后,进行公示。
(4)销毁结束后,档案管理部门应做好销毁记录,并存档备查。
八、科技档案的数字化与信息化管理
1.数字化转换:
(1)为适应信息化时代的需求,科技档案应逐步实现数字
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