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公司员工人事档案管理制度

第一章总则

为加强员工人事档案的管理，保障档案的安全和有效利用，促进员工的全面发展和公司的人力资源管理，根据国家有关法律法规及公司内部相关规定，特制定本制度。员工人事档案是记录个人经历、思想、能力、表现等的重要文件材料，是了解和任用员工的重要依据。本制度旨在明确员工人事档案的管理目标、适用范围、管理规范、操作流程及监督机制。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.确保员工人事档案的完整性、安全性和可用性，为人事管理决策提供依据。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅、借用和转递流程，提高档案管理的科学性和系统性。

3.保障员工个人信息的安全和隐私，遵循相关法律法规，确保公司合规经营。

2.2适用范围

本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括新员工入职、在职员工档案更新、离职员工档案处理等相关工作。

第三章管理规范

3.1档案的收集与归档

1.档案材料的收集

综合服务部负责收集员工的各类档案材料，包括但不限于：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-证书复印件

-奖惩材料

-兼职情况

-劳动合同

-各类审批材料

-其他相关材料

2.归档要求

-所有归档材料必须字迹工整、内容完整。

-综合服务部对不符合要求的材料有权进行纠正和完善，确保档案的准确性和完整性。

3.2档案的保管

1.保管责任

档案由综合服务部专人负责保管，确保档案库房符合防火、防潮、防盗等要求。

2.保管措施

-所有档案应存入保险柜，并逐一编号登记。

-每年对档案进行检查核对，保证档案的完整安全。

-档案交接需填写清单，并由交接双方签字确认。

3.3档案的查阅与借用

1.查阅权限

-员工或外单位人员需查阅或借阅档案时，需经过综合服务部批准并办理登记手续。

-原则上档案不外借，特殊情况下需外借时，须经执行总裁批准。

2.查阅要求

-查阅档案时应遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换等行为。

3.4档案的转递

1.转递责任

档案的转递工作需认真负责，人员内部调动时档案随人转递。

2.转递流程

-综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。

-转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。

-对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执。

第四章操作流程

4.1新员工入职档案管理流程

1.材料收集

新员工入职时，综合服务部应收集相关档案材料，确保材料完整。

2.材料审核

对收集的材料进行审核，确保符合归档要求。

3.档案建立

在系统中建立新员工的人事档案，进行信息录入和保存。

4.2在职员工档案更新流程

1.材料补充

在职员工如有变更情况（如职位、薪资、家庭情况等），需及时向综合服务部提交相关材料。

2.审核与更新

综合服务部对提交的材料进行审核，更新档案信息。

4.3离职员工档案处理流程

1.材料收集

离职员工需提交离职申请，并提供相关材料。

2.档案整理

综合服务部对离职员工的档案进行整理，保存相关材料，确保信息完整。

3.档案归档

将离职员工档案归档至离职档案库，便于日后查阅。

第五章监督机制

5.1监督责任

综合服务部应定期对档案管理工作进行监督检查，确保制度的有效实施。

5.2反馈与改进

1.记录与反馈

建立档案管理的记录制度，及时记录档案管理中出现的问题，并进行反馈。

2.改进措施

针对反馈的问题，综合服务部应制定相应的改进措施，定期评估制度的有效性。

5.3定期培训

定期对员工进行档案管理的培训，提高员工对档案管理的重要性的认识，确保各项规定落实到位。

第六章附则

1.本制度由综合服务部负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度的修订应根据实际情况和反馈意见，定期进行评估和改进，确保其适用性和有效性。

通过以上制度的制定与实施，可以有效保障公司员工人事档案的安全与完整，为公司的发展提供有力支持。同时，确保员工的合法权益和个人信息的安全，增强员工的归属感与信任感。