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2024年档案文件管理制度(2篇)

目录

第1篇物业档案文件管理培训内容

第2篇x地产公司档案文件资料管理规定

物业档案文件管理培训内容

物业档案文件管理培训

1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如

何使用

(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和

联系工作,询问和答复问题等用函。

(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是

有些工作或其他事项需要外界配合等用通告。

(3)通知:是发现行政法规和规章,转发上级机关、同级

机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输

或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。常用的

有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通

知、任免通知。

(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答

复上级机关的询问等用报告。

(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复

和批准事项时用请示。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

(3)从物业管理协会会刊中收集;

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等

资料;

(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中

获得物业管理的有关文件法规;

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中

时间整理前一年的档案材料;

(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公

司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检

查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类

法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应

根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变

更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类

界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;

c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、

标题、文号和日期;

(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、

长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年

以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并

按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事

件的发生,要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行

文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;

重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;

物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记

录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图

纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐

册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

x地产公司档案文件资料管理规定

地产公司档案文件资料管理规定

为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,

依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档

案资料管理制度如下:

第一部分:公司档案资料管理

第一条档案的定义与范围

档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、

企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价

值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、

声像、胶卷、荣誉实物、证件等