质量记录及档案管理控制程序.doc

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A/0

质量记录及档案管理

控制程序

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目的

规范公司质量记录及档案的管理，确保质量记录保持清晰、易于识别及提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

适用范围

适用于质量记录及档案的收集、分类、标识、利用、归档及销毁。

术语和定义

质量记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料总称。

职责

各职能部门

负责本部门质量记录及档案的日常收集、标识、贮存、保护、利用、归档、管理。

按规定向总经理办公室移交记录或档案。

总经理办公室负责对应归档质量记录及档案的接收、标识、整理、保存和到保管期限的质量记录及档案的销毁。

各部门经理负责批准对质量记录的处置。

总经理办公室第一负责人负责批准对公司档案及质量记录的处置。

工作程序

质量记录及档案资料的收集

各职能部门兼职资料员负责对本部门日常工作中形成的质量记录及档案进行收集，并编制部门《质量记录目录》和《在途档案目录》。

属于公司保管范围的档案资料，按《****房地产开发有限公司档案管理手册》中的规定按时移交总经理办公室档案管理员。

需要控制的质量记录：

所有体系文件中产生的质量记录均需要受控。

质量记录的形式，可以是纸质文件或电子文件，电子文件要作备份处理，定期刻录为光盘，妥善保存。

质量记录及档案资料的标识

总经理办公室档案管理员负责质量记录及档案资料的编号。

5.3.1.1档案分类的一级类目名称

A：综合管理类

B：开发项目类

C：声像档案类

D：实物档案类

E：会计档案类

5.3.1.2类目编号方法

A：综合管理档案

按年度—保管期限分类

1—永久2—短期

B、开发项目档案

按项目—问题—时间分类

一、城花项目二、紫金苑项目三、新城项目……

问题为：一、审批二、设计三、合同四、工程五、销售

六、成本……

会计档案

按问题—年度分类

一、凭证二、帐簿三、报表四、会计报告五、其他

D、声像档案

按问题—时间分类

一、磁带二、录像带三、光盘四、照片及底片……

E、实物档案

分奖状、证书、奖牌、其他

质量记录及档案资料确定密级。

根据《****房地产开发有限公司档案管理手册—文件归档范围、移交部门、保管期限及密级表》，确定质量记录及档案资料的密级，并标识在质量记录或档案资料上。

质量记录及档案资料的日常管理：

质量记录。要登记详细信息，并编制《质量记录目录》，以便检索利用。

档案资料。日常要不定时的整理，并每季度填写《在途档案目录》，在季度末的20号报总经理办公室备案。

质量记录及档案资料要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

查询及利用质量记录及档案资料要经相关人员批准(参见附表)，并有记录，填写《文件利用登记表》，档案管理员或兼职资料员有义务按期催还。外部人员借阅记录或档案，还需要填写《文件利用申请表》经批准确认后方能借阅，并履行借阅登记手续。

附表：质量记录及档案利用审批权限一览表：

资料类别

内部借阅

外部借阅

外部借用

部门质量记录

普通

部门兼职资料员

部门经理

相关部门审核并经公司分管领导批准

秘密

部门经理

公司分管领导

机密

一般不外借

公司档案资料

普通

总办档案管理员

总办第一负责人

秘密

总办第一负责人

公司分管领导

机密

一般不外借

质量记录及档案资料的清理、移交和销毁

各部门在收到质量记录时按《质量记录保管期限、密级和保管部门表》的规定确定移交总办或是自行保存。

各部门在季度末对本部门保存的本季度的质量记录进行清理，编制《文件交接登记表》，统一移交总经理办公室，并由移交及接收双方签字确认。

各部门的档案资料按《****房地产开发有限公司档案管理手册》中的规定搜集、整理、归档、移交。

公司档案室和各部门保存的质量记录及档案资料，达到保管期限后，进行鉴定，无保存价值的，编制《文件销毁审批清单》，经总经理办公室第一负责人批准后由总经理办公室负责统一销毁，审批清单作为永久档案保存。

支持性文件

《质量体系文件控制程序》

《****房地产开发有限公司档案管理手册》

相关记录及表格

《质量记录目录》

《在途档案目录》

《文件交接登记表》

《文件利用登记表》

《文件销毁审批清单》

《文件利用申请表》

《会议记录》