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公司文件归档实用范本

尊敬的各位员工：

为了加强公司文件的管理和归档工作，提高工作效率和信息安全性，

特编写本实用范本，供大家遵循。请各部门相关人员按照以下要求执

行。

一、文件分类

根据文件的性质和用途，将公司文件分为以下四类：

1.内部文件：公司内部使用的文件，包括内部流程文件、内部备忘

录、内部通知等。

2.外部文件：公司对外发布的文件，包括公告、宣传资料、合作协

议等。

3.业务文件：公司各部门日常业务流程中所产生的文件，包括会议

纪要、报告、计划、审批单等。

4.重要文件：公司具有重要必威体育官网网址性或法律效力的文件，包括合同、

协议、授权文件、财务报表等。

二、文件命名

为了方便查找和归档，文件需按照统一的命名规则进行命名，建议

采用以下格式：

1.内部文件：[日期]_[文件名称]，如2022-01-01_年度总结.docx。

2.外部文件：[日期]_[发送方]_[文件名称]，如2022-01-01_市场部_

产品宣传册.pdf。

3.业务文件：[日期]_[相关部门]_[文件名称]，如2022-01-01_人力

资源部_招聘计划.xlsx。

4.重要文件：[日期]_[相关方]_[文件名称]，如2022-01-01_供应商_

采购合同.doc。

三、文件归档

1.电子文件的归档

（1）内部文件：内部文件一律归档于公司内部网络共享文件夹的

“内部文件”文件夹下，按照文件分类进行存储。

（2）外部文件：外部文件归档于公司外部网络共享文件夹的“外

部文件”文件夹下，按照文件分类进行存储。

（3）业务文件：业务文件归档于各部门网络共享文件夹的“业务

文件”文件夹下，按照文件分类进行存储。

（4）重要文件：重要文件归档于公司专门的必威体育官网网址文件夹下，只授

权相关人员访问和管理。

2.纸质文件的归档

（1）纸质文件仅作为备份和特殊情况下的补充，建议优先使用电

子文件。

（2）纸质文件需按照文件分类进行分类存储，每个文件夹标明文

件类型和起止日期。

（3）每个文件夹内的文件按照日期的先后顺序排列，确保易查找。

四、文件的保存期限

不同类型的文件保存期限有所差异，请大家参考以下建议：

1.内部文件：保留2年，超过期限的文件可进行清理和删除。

2.外部文件：保留3年，超过期限的文件可进行清理和删除。

3.业务文件：保留1年，超过期限的文件可进行清理和删除。

4.重要文件：根据法律法规和业务需要进行保存，超过期限的文件

请咨询相关部门决定是否删除。

五、文件检索与查找

1.电子文件检索：通过关键词在文件名或文件内容中进行检索，可

利用系统内置的有哪些信誉好的足球投注网站功能进行查找。

2.纸质文件查找：需按照文件分类、日期先后进行查找，如遇有困

难，可向对应部门的文件管理员询问并取得协助。

六、文件安全与权限设置

1.电子文件安全：所有员工对文件的编辑、删除等操作应谨慎，并

遵循权限制度，避免误操作或未经授权的操作。

2.文件权限设置：根据不同职位和部门的需要，进行合理的文件访

问权限配置，避免信息泄露或不必要的操作。

以上是公司文件归档的实用范本，各部门请根据自身实际情况进行

合理调整和执行。希望大家能够认真遵循文件管理的规定，以提高工

作效率和信息安全性。如有任何问题或建议，请随时与文件管理员或

相关部门负责人联系。

感谢大家的支持与配合！

此致

敬礼

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