【案例】采购合同制定流程范文.docx

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团结、开拓、务实、求精

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采购合同制定流程

.采购合同制定流程图

⑤审核否审批⑥修改、编制采购合同

⑤审核

否

审批

⑥修改、编制

采购合同

否

采购部经理

采购部

供应商

总经理

法律顾问

是

否

⑧合同归档

结束

⑦签订合同

签订合同

④审阅

合同送审

选择

供应商

评审

供应商

①供应商

名单

审核

审批

②采购谈判

采购谈判

起草合同

③对合同的合法性和法律保障提出意见

开始

.采购合同制定流程说明表

任务概要

采购合同制定

节点控制

相关说明

①

采购部会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单

②

采购部提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向采购部说明采购价格并提出相应的交易条件

③

企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合采购部拟定采购合同

④

采购经理审阅起草后的采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改

⑤

法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应通知采购部相关人员进行修改

⑥

经总经理审批后，采购部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改

⑦

采购合同编制完毕后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜

⑧

企业代表签订合同后，将采购合同交予采购部相关人员进行存档；采购部相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档

采购合同复审流程图

采购部经理

采购部经理

采购部

供应商

总经理

结束

协商

开始

②修改合同

审核

审批

④审核

审批

⑤编制正式

合同

审阅

法律顾问

①起草合同

复审合同

③审阅

采购合同复审流程说明表

任务概要

采购合同复审

节点控制

相关说明

①

采购部就采购谈判所达成的条款起草采购合同

②

采购部根据评审的意见和提出的相关问题，与供应商协商解决相关问题

③

修改后的采购合同送采购经理进行复审，核查合同条款

④

采购合同送法律顾问进行复审，核查合同具体条款的法律性问题

⑤

采购合同经复审确认无问题后，采购部相关人员按合同的规范格式制作正式的采购合同,并将正式的采购合同交给相关人员，以准备与供应商签订合同

采购合同执行流程图

相关部门

相关部门

采购部

供应商

采购部经理

配合评估

开始

①选择采购供应商

②制定

采购合同

配合

审批

③签订合同

签订合同

发出订单

④收到订单

订单处理

⑤跟踪订单

发货

配合

发现问题

配合解决

收款

办理付款

⑧配合

结束

⑨开具发票

参与考核

⑥组织验货

⑦处理问题

⑩采购工作

考核

.采购合同执行流程说明表

任务概要

采购合同执行

节点控制

相关说明

①

采购部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求

②

采购部会同法律顾问组织相关人员制定《采购合同》

③

采购部与供应商签订《采购合同》，双方代表签字盖章

④

供应商收到采购部的《采购订单》后，安排人员执行订单，组织备货和送货

⑤

采购部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货

⑥

采购部会同相关部门人员验收货物，填写《货物检验表》

⑦

采购部收到相关部门反馈的问题后，与供应商共同解决有问题的货物及处理其他相关的问题

⑧

财务部核查《货物验收单》、《采购订单》，确定应付款的具体数目

⑨

供应商收到企业的付款后，及时开具发票，采购部相关人员予以跟踪

⑩

采购部管理人员对采购合同的执行情况进行评价，填写《采购执行工作评价表》

.采购合同变更流程图

相关部门

相关部门

采购部

供应商

总经理

采购部经理

开始

签订合同

签订合同

①执行合同

①执行

②配合

⑧审阅

新合同

审核

否

是

结束

是

③合同执行情况记录

④提出变更

要求

⑤提出变更

要求

否

否

⑥洽谈协商

洽谈协商

是否终止合同

⑦修改合同

新合同执行

终止合同

确认

受理合同变更要求

采购合同变更流程说明表

任务概要

采购合同变更

节点控制

相关说明

①

采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》

②

质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合

③

采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容

④

公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求

⑤

供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》

⑥

采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商

⑦

合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款

⑧

修改后的《采购合同》交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相