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公司周例会流程及制度

第一章总则

为了提高公司管理水平、增强团队协作，确保信息沟通顺畅，特制定本《公司周例会流程及制度》。周例会是公司内部管理的重要组成部分，通过定期的会议，可以及时了解各部门的工作进展、存在的问题以及下周的工作计划，从而推动工作效率和团队凝聚力的提升。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.信息共享：确保各部门之间的信息透明，及时共享工作进展和问题。

2.问题解决：通过会议讨论，及时解决工作中存在的问题，减少因信息不畅导致的工作延误。

3.目标对齐：确保各部门的工作目标与公司的整体战略相一致，促进资源的有效配置。

4.团队建设：增强团队凝聚力，促进部门之间的合作与理解。

2.2适用范围

本制度适用于公司所有部门的周例会，会议参与者包括但不限于各部门负责人、项目经理、关键岗位人员等。

第三章会议管理规范

3.1会议频率与时间

1.会议频率：每周召开一次，统一定于每周一上午9:00-10:30。

2.会议时长：每次会议时间控制在90分钟以内，以确保会议的高效性。

3.2会议地点

会议地点由行政部负责安排，确保会议室环境安静、设备齐全，适合会议讨论。

3.3会议参与人员

1.必到人员：各部门负责人、项目经理。

2.可选人员：各部门相关职能人员、需要汇报的员工。

3.4会议主持人

每次会议由公司高层领导或指定的项目经理担任主持人，负责引导会议进程、控制时间、总结发言。

第四章会议流程

4.1会议前准备

1.会议通知：由主持人提前三天通过邮件通知所有参与人员，包括会议时间、地点、议题等信息。

2.议题准备：各部门需提前准备汇报材料，包括上周工作总结、存在的问题及下周工作计划。材料需在会议前一天提交给主持人。

3.会议资料：行政部负责会议资料的整理与分发，包括会议议程、各部门汇报材料等。

4.2会议进行

1.签到：会议开始前，参与人员需签到，记录出席情况。

2.会议开场：主持人简要介绍会议目的和议程，强调会议纪律。

3.部门汇报：各部门依次进行汇报，每个部门的汇报时间不超过10分钟，汇报内容包括：

-上周工作完成情况

-存在的问题及原因分析

-下周工作计划

4.问题讨论：汇报结束后，主持人引导与会人员对各部门汇报中提到的问题进行讨论，鼓励提出解决方案。

5.总结与安排：会议最后由主持人总结讨论结果，并对各部门的工作进行安排与要求。

4.3会议结束

会议结束后，由行政部整理会议纪要，包括会议内容、讨论结果、责任分工等，并在会议结束后24小时内发送给所有参会人员。

第五章监督与评估机制

5.1会议记录

1.记录人员：会议记录由行政部指定人员负责，需详细记录会议讨论内容、决策及责任人。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人员需整理成会议纪要，并在24小时内发送给所有参会人员。

5.2责任落实

1.各部门需根据会议内容，落实具体工作措施，并在下次会议上反馈进展情况。

2.对于未按要求落实的部门，主持人将进行提醒并跟踪进展，确保责任到位。

5.3评估机制

1.会议效果评估：每季度由行政部对周例会的召开情况进行评估，包括会议出席率、会议效果、问题解决情况等。

2.反馈机制：参与人员可通过匿名方式反馈会议的组织及效果，促进会议的不断改进。

第六章附则

1.本制度由公司人力资源部门负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，须由公司高层领导审批，并提前通知所有参与人员。

结语

通过制定和实施《公司周例会流程及制度》，我们希望能够提高会议的效率，增强部门之间的沟通与协作，从而推动公司的整体发展。希望各部门能够积极参与，认真落实会议决策，共同为公司的发展贡献力量。