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学校资料收集管理制度

学校资料收集管理制度

第一章总则

第一条为了规范学校资料的收集和管理，充分发挥资料的价

值和作用，提高学校的管理效率，保护学校和个人的合法权益，

特制定本制度。

第二条本制度适用于学校内所有有关资料的收集、建立、整

理、归档、检索、借阅、保管和销毁等活动。

第三条学校资料的管理应遵循以下原则：

1.合法合规原则：学校资料的收集和管理活动必须遵守国家法

律法规和学校的规章制度。

2.必威体育官网网址原则：学校资料的收集和管理应严格遵守学校的必威体育官网网址政

策，保护师生的个人隐私和学校的机密信息。

3.规范原则：学校资料收集和管理应按照一定的规范和标准进

行，确保资料的准确性、完整性和及时性。

4.便捷原则：学校资料管理应便于使用和获取，方便教职员工

及时查阅资料。

第四条学校应建立健全资料管理机构，明确资料管理的分工

和职责。

第五条学校应采用信息化手段进行资料管理，提高管理效率

和服务水平。

第二章资料收集和登记

第六条学校各部门应按照学校规定的分类标准，对本部门的

资料进行收集和整理。

第七条学校各部门负责资料的登记工作，包括登记资料名称、

编号、存放位置、责任人等信息，并将登记信息及时上报学校

资料管理部门。

第八条学校应建立统一的资料分类体系，包括档案、图书、

论文、课件、教学资料等各类资料，并明确各类资料的收集要

求和管理流程。

第九条学校资料管理部门应负责协调各部门的资料收集工作，

定期对各部门的资料进行审核和整理。

第十条学校应建立统一的资料编号制度，对各类资料进行编

码，方便资料的管理和检索。

第三章资料检索和利用

第十一条学校资料管理部门应负责资料的检索和利用工作，

为教职员工提供查阅服务。

第十二条学校应建立健全资料检索系统，包括电子检索系统

和纸质检索系统，方便教职员工查阅资料。

第十三条教职员工可以通过书面或电子方式向资料管理部门

申请查阅资料，资料管理部门应及时处理申请，提供相应的资

料。

第十四条资料管理部门可以根据需要对资料进行复制、扫描、

摘抄等操作，但必须遵守学校的规定，并严格控制资料的复制

和摘抄范围。

第四章资料保管和归档

第十五条学校应建立统一的资料保管制度，明确各部门对资

料的保管要求和责任。

第十六条学校应建立专门的资料保管室，对已归档的资料进

行保管，防止资料的丢失和损坏。

第十七条资料保管室应具备安全性、防火性、防水性、防蚀

性等条件，并定期对资料进行检查和整理。

第十八条被保管的资料应进行标识和分类，方便查找和保管。

第十九条学校应制定资料归档周期，对已达到归档周期的资

料进行归档处理。

第五章资料借阅和归还

第二十条教职员工可以向资料管理部门申请借阅资料，凭借

身份证件填写借阅单并进行登记。

第二十一条资料管理部门应核实借阅人的身份，对借阅人的

身份信息进行记录和保管。

第二十二条资料借阅期限一般不超过一个月，如有特殊需求

可以申请延期，但需提前向资料管理部门说明理由并得到批准。

第二十三条借阅人应爱护借阅资料，不得私自篡改、复制或

外借他人。

第二十四条资料借阅期满或需要其他人借阅时，借阅人应及

时归还资料，如因特殊原因无法归还，需向资料管理部门说明

理由并得到批准。

第六章资料销毁和报废

第二十五条学校应制定资料销毁和报废的具体规定，明确资

料销毁的时限和程序。

第二十六条被销毁的资料应进行登记和记录，记明资料名称、

销毁时间、销毁人员等信息，并进行日志备份。

第二十七条学校应建立统一的资料销毁室，对需要销毁的资

料进行销毁操作，并做好销毁记录和处理。

第二十八条资料报废前，应进行审查和鉴定，对有必威体育官网网址要求

的资料应按规定进行必威体育官网网址处理。

第七章监督与处罚

第二十九条学校应建立资料管理的监督机制，定期对资料管

理工作进行检查和评估。

第三十条对违反本制度规定的行为，学校有权采取相应的纪

律和处罚措施。

第三十一条教职员工对学校资料的管理行为有举报权，学校

对举报人的合法权益予以保护。

第八章附则

第三十二条本制度自公布之日起实施，学校资料管理部门负

责解释。

第三十三条为避免纸质文档的大量占用空间，学校鼓励采用

数字化存储方式进行资料管理。

第三十四条本制度所称的资料包括纸质文档和电子文件。