信息管理_3课件(共21张PPT)《管理秘书实务（二版）》（人民大学版）.pdf

管理秘书实务

(第二版)

第6章：信息管理

6.4信息的传递

传递信息，一般必须具备三个要素：即信源、信道、

信宿。

6.4.1信息传递的方式

一、语言传递

1.优点：

(1)简洁、直接、快速；(2)较少受场合地点的限

制；(3)信息反馈及时。

2.缺点：

获得信息零乱，对信息接受者来说信息较难存储。

6.4信息的传递

二、书面传递

是把信息变成文字、符号、图表和制

成磁带等形式进行传递，具有容易保真、

保存和多次传递的特点。

三、可视化辅助物传递

(1)影像

(2)投影

6.4信息的传递

四、电讯传递

1.电话

电话用来交换口头信息。

(1)优点：

1)传递信息快捷；2)双方能沟通交换信息；

3)从电话中的语调能判断对方的态度和反应。

(2)缺点：

1)电话传递没有书面证据，信息可能被误解；

2)如果是长途电话或打电话时间长，费用高。

6.4信息的传递

2.传真

(1)优点：

1)传递信息速度快；2)能接收和发送

手写、打字、打印的文本和图形信息；3)

传递不受时间的限制。

(2)缺点：

1)难以保证信息的机密性；2)只能发

送给有传真机的单位。

6.4信息的传递

3.电子邮件

(1)优点：

1)传递信息迅速；2)可减少用纸及发送纸面

邮件的费用；3)信息能同时发送给多个邮箱；4)

能发送图表、照片等各种类型信息；5)使用密码

能维护信息的安全和机密。

(2)缺点：

1)由于发送信息容易，导致信息量大，易使

人们湮没在电子邮件中；2)收件人必须有兼容的

设备；3)有效地发送电子邮件需计算机培训。

6.4信息的传递

五、光传递

光传递方式主要是通过光缆纤维、激光

等形式将信息传递出去。

6.4.2信息传递的方向

信息的传递是双向的，有内向传递和

外向传递。

1.信息的内向传递

6.4信息的传递

(1)信件：

优点：

1)是书面的，具有凭证作用；2)便

于阅读和参考；3)能发送至相应的地址。

缺点：

1)信件邮寄花费时间；2)不便于交

换看法。

6.4信息的传递

(2)备忘录

优点：

1)是书面的，便于查阅和参考；2)

文字不必像商业信件那样正规；3)使用

方便。

缺点：

1)沟通较慢；2)不便于交换看法。

6.4信息的传递

(3)通知或告示

(4)传阅单

(5)企业内部刊物

2.信息的外向传递

(1)新闻稿

(2)新闻发布会

(3)声明

6.4信息的传递

(4)直接邮件

直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。

优点：

1)发送多页文档比电子方式便宜；2)收到

的纸面信息可归档供参考。

缺点：

1)邮件要封装、贴邮票、送到邮局，花费精

力多；2)比电子邮件发送速度慢；3)邮件可能

丢失或错投。

6.5信息的存储

6.5.1信息存储的步骤

1.登记

信息资料的登记分为总括登记和个别登记。

2.编码

(1)信息资料编码的一般步骤

1)分析所有预编码的信息资料

2)选择最佳的编码方法

3)确定数码的位数

6.5信息的存储

(2)信息资料编码的方法

1)顺序编码法。按信息发生的先后顺序或规

定一个统一的标准编码。用于不很重要或无需分

类的信息资料的储存。

2)分组编号法。