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管理秘书实务
(第二版)
第6章:信息管理
6.4信息的传递
传递信息,一般必须具备三个要素:即信源、信道、
信宿。
6.4.1信息传递的方式
一、语言传递
1.优点:
(1)简洁、直接、快速;(2)较少受场合地点的限
制;(3)信息反馈及时。
2.缺点:
获得信息零乱,对信息接受者来说信息较难存储。
6.4信息的传递
二、书面传递
是把信息变成文字、符号、图表和制
成磁带等形式进行传递,具有容易保真、
保存和多次传递的特点。
三、可视化辅助物传递
(1)影像
(2)投影
6.4信息的传递
四、电讯传递
1.电话
电话用来交换口头信息。
(1)优点:
1)传递信息快捷;2)双方能沟通交换信息;
3)从电话中的语调能判断对方的态度和反应。
(2)缺点:
1)电话传递没有书面证据,信息可能被误解;
2)如果是长途电话或打电话时间长,费用高。
6.4信息的传递
2.传真
(1)优点:
1)传递信息速度快;2)能接收和发送
手写、打字、打印的文本和图形信息;3)
传递不受时间的限制。
(2)缺点:
1)难以保证信息的机密性;2)只能发
送给有传真机的单位。
6.4信息的传递
3.电子邮件
(1)优点:
1)传递信息迅速;2)可减少用纸及发送纸面
邮件的费用;3)信息能同时发送给多个邮箱;4)
能发送图表、照片等各种类型信息;5)使用密码
能维护信息的安全和机密。
(2)缺点:
1)由于发送信息容易,导致信息量大,易使
人们湮没在电子邮件中;2)收件人必须有兼容的
设备;3)有效地发送电子邮件需计算机培训。
6.4信息的传递
五、光传递
光传递方式主要是通过光缆纤维、激光
等形式将信息传递出去。
6.4.2信息传递的方向
信息的传递是双向的,有内向传递和
外向传递。
1.信息的内向传递
6.4信息的传递
(1)信件:
优点:
1)是书面的,具有凭证作用;2)便
于阅读和参考;3)能发送至相应的地址。
缺点:
1)信件邮寄花费时间;2)不便于交
换看法。
6.4信息的传递
(2)备忘录
优点:
1)是书面的,便于查阅和参考;2)
文字不必像商业信件那样正规;3)使用
方便。
缺点:
1)沟通较慢;2)不便于交换看法。
6.4信息的传递
(3)通知或告示
(4)传阅单
(5)企业内部刊物
2.信息的外向传递
(1)新闻稿
(2)新闻发布会
(3)声明
6.4信息的传递
(4)直接邮件
直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。
优点:
1)发送多页文档比电子方式便宜;2)收到
的纸面信息可归档供参考。
缺点:
1)邮件要封装、贴邮票、送到邮局,花费精
力多;2)比电子邮件发送速度慢;3)邮件可能
丢失或错投。
6.5信息的存储
6.5.1信息存储的步骤
1.登记
信息资料的登记分为总括登记和个别登记。
2.编码
(1)信息资料编码的一般步骤
1)分析所有预编码的信息资料
2)选择最佳的编码方法
3)确定数码的位数
6.5信息的存储
(2)信息资料编码的方法
1)顺序编码法。按信息发生的先后顺序或规
定一个统一的标准编码。用于不很重要或无需分
类的信息资料的储存。
2)分组编号法。
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