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供应商高校教材现场发放方案及流程
一、前言
为了满足高等院校在新学期顺利开展教材发放工作的需求,我们公司特别制定
了以下现场发书服务方案。本方案旨在提供专业、高效、全面的教材发放服务,确
保学校教材发放工作的顺利进行,同时为学校和师生带来便利。
二、服务内容
1.提前了解需求:在新学期开学至少提前两个月,我公司会与学校教务处进行
深入的沟通,了解下学期学校教材征订的需求,包括教材的种类、版本、数量等信
息。我们会结合学校的意见和需求,提供针对性的教材征订选择书单,供学校选择,
确保满足师生的教学需求。
2.制定供书计划:在新学期开学至少提前一个月,我们会根据学校提供的教材
需求和意见,制定详细的图书供书计划方案。我们会综合考虑教材的库存情况、供
应商的供应能力等因素,确保采购的教材及时、准确地送达学校。同时,我们会与
学校确定采购清单及订购数量等详细信息。
3.组织图书采购:在确定教材征订单后,我们会组织专业的采购团队进行图书
采购。我们会选择优质的供应商,确保教材的质量和供应的稳定性。如遇缺货状况,
我们会及时与学校沟通更换情况,确保教材的供应不断货。
4.制定图书发放计划:图书到货后,我们会根据教务处审批通过的图书发放计
划进行操作。我们会根据学校的具体要求和学生需求,制定合理的图书发放时间、
地点和方式。同时,我们会根据学生的班级和院系划分,制定详细的图书发放顺序
和记录方式,确保每个学生对教材的领取都有据可查。
5.现场发书及表单登记:在现场配备专业的工作人员进行图书发放及表单登记。
我们会设置专门的发放窗口和登记表格,确保准确无误地完成每个环节。学生可以
通过出示相关证明(如学生证、学号等)进行领书,并签署领书记录表单。此外,
我们还会对学生的领书情况进行统计和记录,以便后续的查询和管理。
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6.组织学生购书:我们会组织学生以班级或院系为单位进行图书订购。我们会
提供多种支付方式(如现金、刷卡等),方便学生购书。同时,我们还会为学生提
供相关的购书咨询和指导服务,帮助学生解决购书过程中遇到的问题。
7.教师用书采购:根据学校情况,我们会与学校教师合作,制作教师用书供书
清单。经学校审批通过后,我们会进行单独采购,确保教师用书的品种和质量符合
学校要求。我们会选择可靠的供应商,确保教师用书的及时送达,并协助学校做好
书籍的验收和库存管理。
8.库存管理:我们会协助学校做好教材的库存管理工作。我们会定期对教材进
行盘点和整理,确保库存的准确性和安全性。同时,我们会根据学校的实际需求和
市场变化,合理调整库存数量和结构,确保教材的供需平衡和降低库存成本。
9.售后服务:我们会提供优质的售后服务支持,包括对学生和教师的咨询解答、
教材补领等。我们会设立专门的售后服务热线和服务邮箱等渠道,方便学生和教师
随时获取帮助和支持。同时,我们还会定期回访学校师生对服务的满意度和建议意
见反馈等信息进行收集整理和分析改进不断提升服务质量。
三、人员配备及岗位职责
1.项目经理:负责整个项目的策划、组织和实施,确保项目按照既定计划顺利
进行。项目经理将密切与学校教务处合作,确保项目进度和质量满足学校要求。
2.客户服务专员:负责与学校教务处进行沟通,了解需求并提供咨询服务,处
理客户疑问和投诉。客户服务专员将提供全天候在线服务,确保学校师生能够及时
获取帮助和支持。
3.采购专员:负责根据学校需求制定采购计划,进行供应商谈判和采购执行。
采购专员将与学校密切合作,确保采购的教材质量和数量符合要求。
4.物流配送专员:负责图书的仓储、分拣和配送,确保图书按时、准确送达指
定地点。物流配送专员将采用专业的物流管理系统,确保教材的发货和运输过程高
效无误。
5.现场服务人员:负责图书发放、表单登记以及现场秩序维护等工作。现场服
务人员将接受专业培训,具备良好的服务态度和高效的执行力。
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6.教师用书采购专员:负责根据学校需求制作教师用书供书清单,进行单独采
购并送书进校。教师用书采购专员将与学校教师密切沟通,确保教师用书的采购和
配送符合要求。
7.财务人员:负责管理项目中的财务事项,包括但不限于预算制定、财务分析、
发票管理以及付款等。财务人员将严格遵守财务管理制度,确保项目的财
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